La Gestione dei Turni di Lavoro nelle Case di Cura e di Riposo: Come Risolvere le Problematiche

Ben ritrovati sul blog di Archimede, società specializzata nelle soluzioni per l’ottimizzazione della forza lavoro e nei software per la gestione dei turni di lavoro.

In Svezia, si è fatto un gran parlare dell’idea di introdurre negli uffici e pubblici e nelle aziende un orario di lavoro di solamente 6 ore anziché di 8 ore giornaliere per garantire agli addetti la possibilità di riposarsi degnamente e di trascorrere più tempo con la famiglia. Chiaramente, è un quadro che si regge in piedi solamente se vengono introdotte nuove risorse lavorative per coprire la restante parte dei servizi.

E in Italia, come è la situazione dei turni di lavoro nelle strutture sanitarie?

gestione turni case di cura

 

La gestione dei turni nelle case di cura e di riposo: perché è così importante

Le residenze sanitarie come le case di cura e di riposo sono una delle categorie di strutture che, data la delicata natura assistenziale del loro operato, manifestano una esigenza più stringente di gestire in maniera puntuale e rispondente i turni di lavoro. Il personale delle case di cura e di riposo può suddividersi tra dipendenti in pianta stabile e organico stagionale, tra contratti full time e part time (orizzontali e verticali), oltre agli operatori richiamati appositamente per rispondere a periodi particolari di emergenze e di picchi di lavoro non prevedibili a priori: tutte queste varietà di tipologie introducono numerose variabili nell’organizzazione della forza lavoro turnista e rendono lo scheduling una attività complessa e facilmente suscettibile inefficienze.

L’organizzazione della turnistica, in ambienti come questi i cui operatori sono soggetti a grande stress mentale prima ancora che fisico, ha una doppia valenza sia operativa – per assicurare il corretto espletamento del servizio – che salutare, in quanto deve garantire una corretta assegnazione dei riposi e dei festivi per garantire il benessere degli occupati e ridurre al minimo contestazioni e malcontenti.

All’incirca un anno fa entrava in vigore il decreto legislativo che comportava l’adozione delle regole previste dall’UE in materia di riposo dal lavoro, in particolare si descrivevano inderogabili:

  • un’astensione dal lavoro di almeno 7 ore
  • un ammontare di almeno 11 ore di riposo consecutive all’interno del ciclo giornaliero di 24 ore
  • un giorno di riposo settimanale commisurato a un periodo medio di 14 giorni
  • durata dell’orario di lavoro non oltre le 48 ore (media di un periodo semestrale)
  • orario ordinario di lavoro di 36 ore per il personale di comparto e di 38 per la dirigenza

ma l’adozione di tali norme si è rilevata quantomeno lacunosa se non disattesa del tutto a causa delle difficoltà operative e di organico insufficiente.

Di fatto, chi pratica il lavoro a turni nelle case di cura e di riposo può contare su un giorno di riposo ogni cinque (6 giorni al mese), mentre chi svolge gli ordinari orari di lavoro matura il riposo del weekend (due giorni a settimana per quattro settimane). Tuttavia, è di comune conoscenza che prestare servizio oltre il proprio turno di lavoro – al fine di accumulare un riposo più consistente alla fine del periodo tutto in una volta – espone alla possibilità di commettere sbagli per disattenzione da stanchezza.

Non ultimo, c’è il problema per il personale infermieristico di onorare gli impegni lavorativi senza trascurare la famiglia – in particolare considerando la stragrande maggioranza del genere femminile nelle professioni assistenziali sanitarie – cercando di ritagliarsi un po’ di tempo per la vita privata al di fuori del lavoro.

Il lavoro diviso in turni impostato senza tenere conto delle effettive necessità – biologiche e sociali – dell’individuo porta quindi a una molteplicità di problemi tra cui:

  • problemi nel relazionarsi con altri a causa della discrepanza dei rispettivi orari liberi (spesso chi lavora secondo i turni è libero mentre gli altri lavorano e viceversa)
  • difficoltà nel passare tempo libero con i propri familiari a causa dei rispettivi impegni, con conseguenti ricadute sulla tenuta familiare
  • riduzione del sonno con conseguente peggioramento dell’umore (stanchezza mentale, difficoltà a concentrarsi, ansia, crisi depressive, manifestazioni di aggressività) a causa dell’alterazione del ciclo circadiano
  • eventualità di soffrire di problemi digestivi (poiché si tende a mangiare in orari non convenzionali) nonché di obesità e di diabete per via del metabolismo sfalsato
  • possibilità di venire aggrediti da malattie cardiovascolari per l’alterazione del circuito sonno-veglia
  • peggiori prestazioni lavorative (minore cooperazione di squadra, maggiore conflittualità, incremento di assenze per malattie

 

Perché la gestione dei turni di lavoro incide sulla redditività delle case di cura e di riposo?

turni di lavoro case di curaL’erogazione dei servizi sanitari è una attività non stop, 24 ore il giorno, 365 giorni l’anno, per cui richiede alla direzione del personale di residenze sanitarie uno scheduling esteso a una molteplicità di reparti e commisurato sia alle esigenze di fabbisogno che alle effettive disponibilità, compito purtroppo spesso svolto semplicemente con fogli di calcolo che non sono né aggiornabili automaticamente né adatti a rendicontare le variazioni.

Dobbiamo considerare che gli orari di lavoro si suddividono in

  • Lavoro ordinario
  • Lavoro straordinario
  • Fascia di riposo
  • Lavoro notturno (quello che comprende almeno un’ora dalle 22 alle 6)

ciascuno con particolari necessità e disposizioni del personale che variano in base agli skill richiesti e alle disponibilità/preferenze degli operatori.

Per quanto riguarda l’organizzazione dei turni di lavoro, i pianificatori si trovano chiamati in causa nell’essere parte attiva nella risoluzione delle più comuni problematiche quali:

  • l’attribuzione dei carichi di lavoro nei giorni festivi ripartita equilibratamente tra i vari operatori disponibili
  • garantire una presenza continua del personale per l’accudimento dei pazienti senza scoperture
  • l’assegnazione dei riposi secondo calcoli equi e trasparenti

Ogni volta che, per sopperire a scoperture causate da una inadeguata pianificazione e si ricorre a persone che hanno già svolto il proprio turno di lavoro, si sostiene una doppia spesa a livello di

  • retribuzione dello straordinario (superiore a quella ordinaria)
  • maggiore sfinimento fisico e mentale delle risorse coinvolte, che necessiteranno di ulteriore tempo per riprendersi e che non avranno essendo in seguito richiamate ai propri

La direzione del personale può tentare quindi Influenzare positivamente la produttività del lavoro attraverso:

  • la riduzione al ricorso a turni di lavoro superiori alle 8 ore (benché praticati anche quelli da 12 ore, essi affaticano maggiormente gli addetti con conseguente calo di produttività)
  • il dirimere situazioni di conflittualità interna grazie a una più equa attribuzione dei carichi di lavoro e rendendo manifesta la giustezza nei criteri di assegnazione
  • l’introduzione di misure fisiche in grado di ampliare il comfort degli occupanti o di semplificare la vita professionale e lavorativa

 

Suite Archimede HR: come gestire i turni di case di cura e di riposo con equità ed efficienza

Una pianificazione dei turni di lavoro che miri a evitare surplus di personale disponibile in certi momenti e carente in altri è fondamentale per ridurre gli impatti dei costi variabili del personale: una maggiore efficienza nella organizzazione interna – riducendo il ricorso a costosi straordinari e reperibilità – si traduce chiaramente in una migliore capacità di rispondere alle esigenze del clienti.

Un software per la gestione dei turni di case di cura e di riposo come l’applicazione Turni@rc della Suite Archimede HR permette di impostare regole di attribuzione ai turni personalizzate in base alle esigenze biologiche e sociali dei singoli addetti (esenzioni per motivi di salute, necessità di alternarsi a casa tra coniugi impegnati negli stessi reparti…) grazie a una specifica predisposizione lato gestione delle anagrafiche e alle richieste di ferie e assenze motivate (maternità, malattia…) inoltrate ai pianificatori attraverso l’apposito portale dei dipendenti Infoturni.

Software gestione cambio turni Infoturni

Turni@rc permette:

  • di organizzare i turni di lavoro in maniera intuitiva segnalando i turni con efficaci fasce colorate
  • di garantire la possibilità agli addetti di recuperare le ore di servizio prestate in accesso con l’istituto del monte ore
  • di assegnare gli operatori a uno o più reparti e di lasciarli monitorare da specifici supervisori piuttosto che da altri in base alle autorizzazioni concesse per ragioni di privacy
  • assegnare i compiti in base agli skill posseduti dalle risorse a disposizione e di quelle necessitate
  • approvare richieste di cambio turno sia in maniera automatica per snellire i compiti dei responsabili di reparto che in maniera manuale
  • di inoltrare richieste di sostituzione indicando direttamente con chi fare il cambio turno oppure permettendo al programma di scegliere autonomamente

programma gestione turni

Per quanto riguarda il supporto decisionale alla direzione delle case di riposo e di cura, l’applicazione Piani@rc di Archimede – scalabile a partire dalle esigenze di utilizzo – permette di impostare simulazioni in vista di cambiamenti delle esigenze di lavoro (come in occasione dell’apertura di nuovi reparti) per appurare le ricadute in termini di fabbisogni effettivi e di costi di impiego, varando anche singoli parametri per volta per desumere gli impatti sulla produttività attesi.

Grazie all’applicazione Oper@rc l’ufficio del personale, in accordo con la direzione sanitaria, è possibile verificare e rendicontare in real time le discrepanze tra i carichi di lavoro pianificati e quelli realmente svolti grazie all’integrazione con i software di rilevazione accessi nativi oppure esterni alla suite.

Programmi per gestire i turni di lavoro - Oper@rc

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La gestione dei turni di lavoro nelle case di cura e di riposo: Come risolvere le criticità
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La gestione dei turni di lavoro nelle case di cura e di riposo: Come risolvere le criticità
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Case di cura e di riposo devo risolvere problematiche operative e di Legge nella gestione dei turni di lavoro: ecco come i software per la turnazione possono aiutare
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www.gestionedeiturni.it
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