La Gestione dei Turni in Cloud – Perché Conviene e Come Attuarla

Ben ritrovati sul blog di Archimede, società specializzata nelle soluzioni per l’ottimizzazione della forza lavoro e nei software per la gestione dei turni di lavoro.

Rispondere alle esigenze pratiche di gestione del personale senza per questo sminuire il valore dei collaboratori trattandoli come meri ingranaggi, rendere più precisa ed efficiente la turnazione attraverso strumenti dall’uso intuitivo e condivisibili ai vari collaboratori, gestire la variabilità settimanale e mensile della produzione evitando ritardi e mancanze di coperture: sono questi alcuni degli obiettivi che si pongono i responsabili del personale e i direttori dei sistemi informativi per incrementare l’efficienza delle risorse umane e la coesione tra i turnisti e la direzione.

Non tutte le aziende hanno i mezzi o le capacità per gestire complessi programmi in casa, ma esistono soluzioni molto più pratiche per sopperire alle esigenze di turnazione nonostante i limiti pratici: i software per turni di lavoro online.

Gestione dei turni di lavoro in cloud: un’esigenza comune

I programmi di gestione dei turni di lavoro online si pongono l’obiettivo di risolvere le esigenze pratiche di amministrazione del personale di tutti quegli enti che svolgono lavoro in orari spezzati (catene di distribuzione, enti pubblici e di vilanza, aeroporti, giornali, società di logistica, aziende manifatturiere …):

  • Semplificare la pianificazione dei turni e assegnarli in maniera automatica
  • Simulare diversi scenari dei turni per appurare il quantitativo di operatori necessari per assicurare il servizio sia nei periodi ordinari che nel caso di picchi produttivi
  • Garantire agli addetti un’equa alternanza al lavoro nei giorni festivi e assicurare un minimo riposo garantito a ogni operatore (fondamentale specialmente negli ambienti medici)
  • Rilevare in tempo reale eventuali discrepanze tra il piano di lavoro e i turni assegnati e correggerle nel minore tempo possibile

I software per la turnazione in cloud sono delle alternative flessibili ed economiche alle applicazioni installate sui server e si dimostrano particolarmente indicate per consentire a responsabili del personale, direttori della produzione e di sistemi informativi:

  • di pianificare turni personalizzati a partire dalle specifiche esigenze del periodo in oggetto, dei vincoli a cui si è sottoposti, delle skill delle risorse umane a disposizione e di quelle reperibili
  • di gestire i turni di lavoro di piccoli e medi gruppi in maniera veloce e immediata
  • di monitorare con poca fatica eventuali scoperture verificatesi e di individuare sostituzioni tra le reperibilità a disposizione
  • di ridurre il ricorso a straordinari e reperibilità facendo uso al loro posto dell’istituto di recupero della banca ore
  • di rendere più incisiva l’azione direttiva dei responsabili del personale, a partire da una visualizzazione in real time delle risorse assegnate che consente di realizzare in maniera intuitiva dove occorre intervenire
  • di dirimere eventuali incomprensioni e contestazioni sull’equità di assegnazione dei turni attraverso una chiara rendicontazione del pregresso e dei riposi di spettanza

Gestione dei turni di lavoro in SaaS: gli obiettivi

Software turni cloud

I programmi per gestire i turni in cloud consentono di raggiungere questi obiettivi attraverso un servizio web la cui manutenzione è assicurata dai fornitori e che pertanto libera gli utilizzatori da gravosi compiti tecnici.
Chi non è pratico di manutenzione strettamente tecnica può così delegare le responsabilità e gli accorgimenti alla società di HR management e dedicarsi nel time scheduling effettivo.

  • Risparmiare sui costi di allestimento delle infrastrutture server
  • Semplificare la gestione operativa del personale giornaliera, settimanale e mensile
  • Automatizzare il calcolo e la pianificazione dei turni di lavoro
  • Verificare in tempo reale la corretta esecuzione dei carichi di lavoro assegnati per eseguire eventuali aggiustamenti
  • Attribuire ore di lavoro e pause senza rischiare di generare mancanze di copertura
  • Ridurre l’impiego di fogli Excel – che non permettono di tracciare le operazioni eseguite – e condividere facilmente le informazioni a tutti i collaboratori
  • Verificare lo storico del servizio fornito per verificare eventuali recuperi di spettanza

Gestione turnazione in cloud: a chi si rivolge

Gli esercenti di attività locali con spostamenti sul territorio hanno la necessità di fornire ai propri addetti degli strumenti in grado di garantire la possibilità di rendicontare la propria presenza sul posto di lavoro e che permettano di chiedere rapide sostituzioni qualora impedimenti di varia natura lo richiedano.

 

Le strutture che possono ricorrere alla gestione dei turni di lavoro in SaaS sono di molteplici tipi:

  • Farmacie
  • Call center
  • Alberghi
  • Ospedali
  • Cooperative e società di pulizia
  • Enti pubblici
  • Enti di vigilanza
  • Banche
  • Musei
  • Catene di negozi
  • Centri commerciali
  • Aziende di produzione
  • Società di trasporti
  • Redazioni giornalistiche

Queste strutture possono disporre il proprio personale addensato in una sola sede così come distribuito su varie località, oltre che prevedere che i propri addetti si spostino sul territorio con l’esigenza di rendicontare le proprie attività anche da remoto.

Grazie ai software di turnazione in cloud è possibile per le persone assegnate ricalcolare in tempo reale gli impegni associati e aggiornare persino la banca ore con i progressivi per verificare in ogni momento lo stato attuale del monte ore. I responsabili di sala e i pianificatori in genere possono produrre così specifici turni in base alle qualifiche desiderate, di quelle a disposizione e delle esigenze di ogni operatore (ad esempio, tenere conto di ragioni di salute o personali nell’associare gli addetti), simulare e confrontare in piena autonomia scenari differenti per verificare le proprie disponibilità.

Queste applicazioni permettono ovviamente di gestire anche il personale esterno (come gli interinali e il personale fornito da agenzie) per rendicontare l’intera forza lavoro e verificare l’attribuzione dei compiti in tempo reale.

Attraverso un comune accesso via browser puoi impiegare il programma per turni di lavoro in SaaS come se fosse fisicamente presente sulle tue macchine aziendali, per pianificare correttamente i turni di lavoro a partire sia dai vincoli di Legge che dalle regole organizzative interne, e assicurare inoltre una corretta e puntuale informazione ai tuoi addetti.

Naturalmente, l’integrazione con i software di rilevazione presenze consente di dare forma a un flusso unico di dati alla base dell’elaborazione del cedolino, con consistenti sgravi di tempo e fatica per gli amministratori.

Gestione turni in cloud: i vantaggi

Grazie ai software di time scheduling è possibile creare e assegnare i carichi di lavoro nella maggiore autonomia possibile e mettersi al sicuro dai rischi derivanti da possibili scoperture (piuttosto gravosi nei casi ad esempio di call center, aeroporti e strutture sanitarie), impostare attività sia ripetitive (per mezzo di matrici statiche ordinarie) che fuori dall’ordinario (grazie a matrici dinamiche).

Quali sono i vantaggi che offre la soluzione per la turnazione Suite Archimede HR?

Software per i turni di lavoro - Suite Archimede 4.0

  • Un risparmio concreto, effettivo e sicuro per merito delle riduzioni dei costi di avviamento, di gestione tecnica e di predisposizione
  • Inserimento immediato dei turni
  • Anagrafica gestita da una sola applicazione composta da diversi moduli coordinati ciascuno destinato a una specifica funzione della gestione del personale
  • Visualizzare in real time i dati relativi alla gestione operativa del lavoro e rendicontare le scelte di management intraprese attraverso comodi report
  • Ottenere un flusso dati unico e completo per procedere all’elaborazione dei cedolini a partire dai dati delle presenze
  • Ridurre le possibilità di errore per mezzo di un modello più corretto e puntuale dell’attribuzione dei compiti e della verifica della variazioni introdotte
  • Ridurre le conflittualità sindacali attraverso una rendicontazione chiara dei piani dei turni assegnati

Piani@rc, l’applicazione di pianificazione dei turni, consente di elaborare le matrici di turnazione a partire dai vincoli inseriti e delle regole preimpostate, in modo da attribuire il numero ottimale di addetti a ciascuna fascia oraria.

Turni@rc, l’applicazione per programmare i turni di lavoro, consente una gestione giornaliera ottimale della turnazione tenendo conto dei profili utenti, dei tipi di turni impostabili e di conservare memoria delle variazioni intervenute.

Oper@rc, l’applicazione per la visualizzazione in real time dei turni, permette di verificare la distribuzione del personale e di confrontarla con i piani programmati per scoprire cosa non va come previsto.

Analis@rc, l’applicazione per l’analisi della gestione della redditività, permette di raffrontare con altri dati aziendali quelli della turnazione per verificare i trend di produttività attraverso un sistema di business intelligence.

Pubbli@rc, l’applicazione portale del dipendente, integra le più comuni funzioni di input e output degli addetti in turnazione (richieste ferie e di cambio turno, invio di giustificativi) che assicurano uno scambio informativo puntuale ed efficiente grazie anche a un sistema di pratici promemoria.

Timbr@rc riesce ad acquisire timbrature da orologi per realizzare quadrature in real time attraverso un matching ideale tra i rilevatori presenze e i software di turnazione

Programma per fare i turni di lavoro - Suite Archimede 4.0

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La Gestione dei Turni in Cloud - Come Attuarla e Perché Conviene
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La Gestione dei Turni in Cloud - Come Attuarla e Perché Conviene
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I software per la gestione dei turni in cloud consentono di risparmiare su costose apparecchiature per gestire facilmente e con precisione turni di lavoro.
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Archimede S.r.l.
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