La Gestione dei Turni di Lavoro degli Infermieri: Come Affrontare le Più Diffuse Criticità

Gestione turni di lavoro degli infermieri

Ben ritrovati sul blog di Archimede,
società di sviluppo software per le human resources attiva da quasi 25 anni che si occupa di contribuire all’ottimizzazione della forza lavoro nel panorama nazionale.

La gestione dei turni di lavoro è una fase operativa che coinvolge diverse fasce del personale sanitario (medici, OSS, infermieri, tirocinanti…) e che produce risvolti pratici considerevoli nell’impiego del personale in quanto incide sia sull’efficienza del servizio erogato agli assistiti che sul benessere psicofisico degli occupati.

Essa richiede una corretta integrazione tra le figure professionali deputate alla pianificazione e quelle chiamate allo svolgimento dei turni, la capacità di verifica periodica delle scelte adottate per garantire la copertura dei posti letto e per ridurre fenomeni di burn out nel personale. L’analisi dei trend storici  consente di vagliare strategicamente la redditività delle scelte intraprese per individuare le eventuali inefficienze da correggere.

Le risorse umane sono uno degli asset di maggior rilievo negli enti sanitari – con tutte le implicazioni del caso, anche a livello di bilancio – e agire sulla loro organizzazione significa incidere considerevolmente sull’efficienza dell’assistenza infermieristica. Può accadere che negli ospedali si ricorra per la programmazione dei turni ancora a strumenti manuali come fogli di calcolo che, non essendo concepiti per sopperire a compiti organizzativi, non permettono di tracciare le variazioni effettuate nel tempo e di gestire gli accessi secondo autorizzazioni per livelli di privacy: vedremo a seguire come i software per la gestione delle risorse umane consentano di superare i limiti che ostacolano la efficienza delle elaborazioni.

Turni di infermieri da 12 ore, carenze di organico e affaticamento

Gestione turni infermieri presso ospedali

Abbiamo visto negli scorsi approfondimenti come la gestione dei turni nelle case di cura e di riposo influisce nel benessere degli occupati: un eccessivo affaticamento provoca ripercussioni sull’umore, la capacità di concentrarsi, oltre al possibile insorgere di malattie cardiache per il personale sanitario.
Fin dall’approvazione del D.lgs n.66 (attinenti alla Direttiva Comunitaria 93/104 del 23 novembre 1993) si discute di come mettere in pratica le normative che impongono:

  • Almeno 11 ore di riposo consecutivo
  • Non oltre 36 ore di lavoro settimanali per il personale di comparto e non oltre 38 per la dirigenza

Per non parlare del discorso della pronta disponibilità, che andrebbe distinta tra quella attiva (garantirsi completamente a disposizione per la chiamata in ogni momento) e passiva (mantenersi a disposizione pur dedicandosi ad attività rilassanti) le quali dovrebbero incidere diversamente sul conteggio delle ore di riposo effettivo, frazionato o meno.

Purtroppo coprire le assenze per gli enti sanitari non è affatto facile: in attesa degli sblocchi delle assunzioni, ciò richiede spesso agli infermieri di impegnarsi in turni massacranti – anche 12 ore di seguito! – con tutte le implicazioni del caso. La gravosità dei turni di lavoro per gli infermieri è un problema serio e di interesse costante, studi scientifici hanno riscontrato la presenza di lesioni muscolo scheletriche sugli infermieri,  la cui gravità si incrementa al ridursi dei tempi di riposo, e addirittura gli infermieri compaiono al primo posto tra gli addetti sanitari colpiti da tali patologie.

Purtroppo, ospedali, aziende sanitarie ed enti similari soffrono di:

  • Carenza di organico
  • Mancanza di turn over
  • Orari estenuanti dettati dalla scarsità del personale adisposizione

e tali fardelli rendono estremamente arduo applicare nella pratica le normative sul riposo minio per gli infermieri.

I carichi di lavoro eccessivo e i tagli del personale rendono sempre più insostenibile le mansioni del personale infermieristico, dato che il tabellone dei turni richiede sempre di essere riempito nelle 224 ore.

Abbiamo visto nel corso degli anni diversi “stratagemmi” messi in atto per aggirare l’applicazione effettiva delle regole, ma la realtà, stando a uno studio degli scorsi mesi della Federazione italiana delle aziende sanitarie e ospedaliere, è che nel 55% dei casi le 11 ore di riposo sono soltanto un sogno, e che al contempo tali violazioni si sono rese necessarie per mantenere il servizio accettabile con le esigue risorse umane a disposizione. Il problema è a dir poco complesso e dall’entrata in vigore della legge 16/10/2014 siamo ancora qui a parlarne.

Tale situazione di affaticamento gravoso e continuo travalica le pareti degli ospedali e atterra in quelle dei tribunali, come ci dimostra il caso della ASL X di Genova, il cui blocco operatorio ha contestato il ricorso alla pronta disponibilità in misura superiore e costante a quella prevista dal CCNL: la sentenza del Tribunale di Appello di Genova ha dato ragione alla ASL, ma questo ci da il sentore del clima di sofferenza diffuso sul territorio.

La collaborazione tra personale infermieristico e servizi informatici permette di infondere la conoscenza pratica delle esigenze organizzativi in strumenti che rendano la programmazione dei turni flessibile e del tutto tracciabile: scopriamo come i software per la turnazione infatti recepiscono in queste esigenze e la elaborano

I software per la gestione dei turni a sostegno degli infermieri

Gestione turni di lavoro degli infermieri

Come applicare gli strumenti che la tecnologia ci mette a disposizione per supportare la dirigenza sanitaria nell’opera di risoluzione delle problematiche inerenti l’impiego delle risorse umane?
L’organizzazione sanitaria ha il compito di supervisionare alla corretta assegnazione dei turni secondo criteri di efficienza e di appropriatezza: posto che ovviamente nessun software è in grado di risolvere carenze di organico, è auspicabile è mettere in campo procedure automatizzate che rendono più flessibile e meno soggetta a errori l’attribuzione dei carichi di lavoro.  Il pianificatore dei turni si trova quindi a mediare tra le esigenze degli addetti (sia organizzative che personali) e di quelle della direzione, mantenendo un soddisfacente grado di espletamento del servizio pur con un occhio al benessere degli occupati.

I software per la gestione delle risorse umane devono agevolare il coordinatore nelle fasi di pianificazione dei carichi di lavoro da attribuire nell’ottica dei fabbisogni stimati nella fase di pianificazione e delle effettive disponibilità presenti, e considerando le esigenze pianificate (formazione e aggiornamento, ferie programmate, congedi…) che richiedono specifici aggiornamenti.

I programmi per la gestione della turnazione devono dimostrarsi:

  • flessibili, per implementare variazioni nei piani di assegnazione man mano che si presentano eccezioni alle stime iniziali
  • capaci di agevolare l’operatore nello sperimentare diverse combinazioni di turni per valutare quella più conforme alle esigenze del caso
  • in grado di mostrare in una efficace forma visiva le assegnazioni del momento e di rapportarle al piano generale dei turni ipotizzato per evitare sovrapposizioni o carenze
  • ricettivi alle variazioni dal piano designato (per malattie e impedimenti straordinari) per evidenziare le alternative a disposizione
  • abilitati a estrapolare informazioni che serviranno ai centri di costo per rapportare i costi dell’impiego del personale ai ricavi assegnabili a ciascuna unità

Per rispondere a queste esigenze, Archimede da quasi 25 anni si occupa di formare i coordinatori infermieristici su come applicare una logica efficiente nei processi organizzativi, tesa a tutelare per quanto possibile il benessere degli addetti in turnazione e a verificare a consuntivo la scelte intraprese per migliorare i processi successivi.

La Suite Archimede HR permette di avvalersi di una rappresentazione visiva aggiornabile in real time della situazione dei turni pianificati ed effettivamente svolti, che evidenzia le discrepanze e permette di indagarne sulle cause.

Con il modulo Piani@rc, attraverso la fase di stima si raccolgono le informazioni sulle risorse umane a disposizione, le rispettive skill, e si confrontano con quelle richieste dal corretto svolgimento dei servizi: questa fase viene svolta generalmente una volta sola per periodi medio-lunghi (mesi, talvolta anche per un anno se non sono previste variazioni particolari) e può essere applicata anche in rapporto alle esigenze future (ad esempio, sulla base delle stime derivanti dalla possibile assegnazione di nuovi reparti).

Nella fase di programmazione dei turni infermieristici si procede con il modulo Turni@rc ad assegnare i turni pianificati alle singole risorse tenendo conto:

  • dell’equità di attribuzione dei periodi più faticosi (notturni e festivi in primis) per cercare di non generare scontenti
  • della possibile varietà di situazioni che possono verificarsi a fronte di imprevisti e picchi periodici
  • delle eccezioni pianificate (permessi per eventi famigliari) e non (assenza per malattia) per correggere di conseguenza le attribuzioni dei turni
  • dell’organico giornaliero a disposizione, per evitare per quanto possibile di ricorrere a costosi reperibilità e straordinari
  • della effettiva sostenibilità rispetto al carico di lavoro già gravante sugli addetti e nel rispetto della normativa sui turni di lavoro negli ambienti sanitari

Grazie all’adozione di matrici statiche e dinamiche nella pianificazione si persegue l’equità nell’assegnazione dei turni notturni e diurni e si prefigge al contempo la continuità nell’assegnazione dei servizi.  Con l’impiego dell’istituto del monte ore si riduce inoltre il ricorso a costosi straordinari garantendo la possibilità di recuperare con il riposo dovuto le ore di lavoro svolte compatibilmente con le esigenze della struttura.

Il modulo Oper@rc risponde alla necessità di essere al corrente in ogni momento della disposizione del personale in turno, offre infatti una schermata di facile interpretazione visiva per mezzo della quale si può monitorare in tempo reale ogni evento e imprevisto operativo, al fine di rimediare tempestivamente a eventuali  divergenze non previste.

Nella fase di analisi a consuntivo la direzione provvede a valutare l’efficacia delle scelte intraprese per individuare possibili aspetti di miglioramento: Analis@rc è l’applicativo della Suite Archimede che consente di utilizzare gli strumenti di Business Intelligence per verificare l’efficacia del calcolo dei turni di lavoro nonché di effettuare analisi e raffronti anche con altri dati aziendali strutturati.

 

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L’importante scoperta sul ciclo circadiano e sui turni di lavoro dei Premi Nobel per la Medicina 2017

Ciclo Circadiano e turni di lavoro

Quante volte hai avuto l’impressione che ci fosse qualcosa di invisibile ma ineccepibile a regolare l’inesorabile precisione con cui passi dal sonno alla veglia e da cui deriva il benessere fisico e mentale per chi gode di un sonno regolare?

Lo sfasamento causato dal jet lag quando si viaggia all’estero – oppure che avviene in tutti quei casi nei quali non si riposa secondo le proprie abitudini orarie – è molto più che un semplice disturbo, quanto invece un aspetto dell’orologio biologico che supervisiona i meccanismi fisiologici del nostro benessere.

Solamente a partire dagli anni Settanta, infatti, si è cominciato seriamente a ipotizzare la presenza di un vero e proprio orologio biologico invisibile, che oggi ha trovato nuove prove scientifiche a supporto della sua esistenza e a chiarificazione dei meccanismi che lo regolano.

Jeffrey C. Hall, Michael Rosbash e Michael W. Young sono stati insigniti – tra 361 candidati –  del premio Nobel per la medicina 2017 per la scoperta del meccanismo molecolare alla base del ritmo circadiano.

I loro studi hanno gettato una nuova luce su come gli esseri viventi si adattano alla vita sul nostro pianeta e sul delicato equilibrio biologico dettato dal ritmo circadiano.

Ciclo Circadiano e turni di lavoro

Il Nobel per la Medicina 2017 per le scoperte sul ciclo circadiano

I tre scienziati hanno approfondito il funzionamento dell’orologio biologico a cui tutti gli esseri viventi del pianeta Terra sono sottoposti e che consente loro di adattarsi al normale scorrimento della giornata.

In particolare, i test sui moscerini della frutta hanno portato alla luce la presenza nell’organismo biologico di un gene (denominato ‘period’ dagli studi originari compiuti negli anni ’70 da Seymour Banzer e Ronald Konopka sulla maturazione delle piante in relazione al ciclo solare a cui erano sottoposte) deputato alla produzione di una proteina che si accumula durante il giorno e che si dissipa nel corso della notte.

Le scoperte degli scienziati si sono spinte fino a interessare le proteine accessorie all’attivazione del gene period e alla sincronizzazione dell’orologio biologico, in particolare in merito alla variazione tra i livelli dei geni che incidono sull’accumulo delle proteine durante il giorno e sulla loro rimozione durante la notte.

Le conseguenze sulla salute dei ritmi circadiani

Il nostro orologio biologico è un complesso quanto efficientissimo meccanismo che sovrintende il regolare funzionamento di metabolismo, sonno, temperatura del corpo, stati ormonali, e che può essere sfalsato da fenomeni quali jet lag e turni di lavoro.

Il lavoro a turni di notte infatti comporta un aggravio di fatica a danno degli occupati che può tradursi in sonnolenza anche durante il giorno, stress e altre alterazioni del metabolismo quali aumento di peso, livelli anomali di zucchero nel sangue e sfalsamento delle difese immunitarie.

Come spiegavamo nell’approfondimento sui problemi di salute connessi al lavoro a turni chi opera nelle fasce notturne può subire una serie di effetti spiacevoli che vanno dalla riduzione della memoria nel lungo termine alla difficoltà al riadattarsi al normale ciclo veglia/mattino-sonno/notte, passando per il rischio di sviluppare malattie cardiovascolari.

Poiché i lavori a turni espongono a più rischi di quelli diurni in materia di salute, è fondamentale mettere a punto una programmazione dei carichi di lavoro che tenga conto di:

  • Esigenze personali e di salute alla base di specifiche assegnazioni o esenzioni
  • Garantire un riposo minimo sia nel rispetto della Legge 161/2014 che del benessere degli occupati
  • Stabilire una disponibilità minima di risorse sempre reperibili per non generare turni troppo lunghi a carico dei soliti addetti
  • Distribuire i turni di lavoro notturni equamente tra il personale per prevenire malcontenti ed eventuali contestazioni sindacali

Turni di lavoro e salute – Lo stretto legame

Le ricadute di queste scoperte del Premio Nobel per la Medicina 2017 non si limitano alla biologia ma riguardano anche il benessere psicofisico di chi non dorme a sufficienza e durante la fascia notturna: le conseguenze dell’alterazione del ciclo circadiano spaziano da semplici malesseri a vere e proprie patologie.

Questa scoperta quindi incide in maniera massiva non solamente sulle ricerche della comunità scientifica ma anche su tutti coloro che rivestono un ruolo nella definizione delle politiche sociali e del lavoro.

<<I ritmi circadiani “hanno importanti ricadute anche in medicina, penso all’orario di assunzione di alcuni farmaci o agli effetti per alcuni parametri biologici dell’alterazione del ritmo sonno-veglia.
Insomma, si tratta di una scoperta importantissima e, al di là della bellezza sul piano della biologia, ricca di importanti effetti per la vita umana.
Dovremmo imparare a tenerne conto nella programmazione dei turni di lavoro, nei viaggi, ma anche per quanto riguarda lo stile di vita dei giovanissimi”>>
ha dichiarato il Professor Carlo Alberto Redi dell’Università di Pavia.

Ne consegue il ruolo quanto mai essenziale di coloro che sovrintendono alla gestione del lavoro a turni, essendo direttamente responsabili, almeno in parte, del benessere degli occupati nel lavoro notturno attraverso una corretta pianificazione dei carichi di lavoro.

Come migliorare i disagi dall’alterazione dei cicli circadiani con la Suite Archimede HR

Archimede si occupa da oltre 20 anni di offrire consulenza e soluzioni mirate per aumentare l’efficienza della gestione dei turni e degli orari di lavoro di strutture di medie e grandi dimensioni: aeroporti, call center, case di cura e di riposo, ospedali, aziende di produzione e di servizi, comandi di polizia municipale sono solamente alcune delle realtà che operano secondo turni di lavoro e che hanno bisogno di ottimizzare la pianificazione dei turni per migliorare il benessere psicofisico del personale.

L’applicazione Suite HR di Archimede:

  • Permette la pianificazione, la programmazione e la verifica dei turni di lavoro nel rispetto delle regole contrattuali
  • riduce i tempi necessari alla pianificazione dei turni dei responsabili del personale
  • minimizza i costi variabili associati a reperibilità e straordinari (estremamente gravosi nei settori in cui la forza lavoro è una delle voci principali del bilancio, come la Sanità e i call center).

Il software Piani@rc è lo strumento di stima del fabbisogno di risorse umane che consente di calcolare – a fronte di differenti scenari come l’apertura di nuove sedi o la gestione di ulteriori reparti – quante persone occorre impiegare e secondo quali orari di lavoro si ottiene la massima efficienza.

Il software Turni@rc consente di selezionare le risorse umane necessarie sulla base degli skill richiesti e posseduti, tenendo conto di eventuali vincoli e preferenze, e di produrre la pianificazione dei turni giornaliera settimanale e mensile, sulla base di matrici statiche o dinamiche e di prevedere specifiche eccezioni.

Il software Oper@rc consente di monitorare in ogni momento i turni del personale effettivamente svolti e di confrontarli con quelli previsti per merito di una intuitiva interfaccia visiva colorata che porta all’attenzione dei pianificatori eventuali discrepanze.

Il software Analis@rc consente di utilizzare gli strumenti di Business Intelligence per verificare l’efficacia della turnazione, effettuare analisi e raffronti anche con i dati provenienti da altri ERP.

Il software Timbr@rc, inoltre, permette di sottoporre le proprie timbrature tramite smartphone o tablet Android per verificare con pochi sforzi la corretta presenza del personale in sede.

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I Turni di Lavoro: Come risolvere i Problemi di Salute

Turni di lavoro notturni

Ben ritrovati sul blog di Archimede,
società di sviluppo software per le human resources attiva da quasi 25 anni che si occupa di contribuire all’ottimizzazione della forza lavoro.

Forse non lo sapevi, ma in Europa circa il 20% degli occupati svolge un lavoro a turni (ad esempio nelle fasce 5-13, 13-18, 24-05, 05-11), ovvero non opera secondo la consueta fascia mattutina e pomeridiana ma in quella notturna oppure nei giorni festivi: tali orari di lavoro implicando condizioni operative non ottimali (carenza di luce e stimoli adeguati che possono indurre alla sonnolenza e a un maggiore percepimento della fatica) e al crescere del prolungarsi delle situazioni di affaticamento possono comportare l’abbandono dell’incarico da parte degli addetti con conseguenti problemi organizzativi per chi si occupa di gestione dei turni di lavoro.

Il lavoro a turni irregolari – seppure con divergenze anche sensibili tra caso a caso date dalle peculiarità personali e biologiche – pertanto ha delle ripercussioni sulla salute e sulle prestazioni vigili degli occupati che non possono essere ignorate e che ora andremo a sviscerare.

Turni di lavoro: in che cosa consiste la gestione del personale non tradizionale

In Italia un lavoratore ogni cinque non segue i tradizionali orari di lavoro di 6-8 ore ma opera secondo turni lavorativi irregolari negli orari e nella ripetitività, di notte oppure in altri periodi più affaticanti del normale.

Il lavoro notturno, in particolare, avviene lungo almeno 7 ore tra mezzanotte e le ore 7 (e non può superare le 8 ore nel corso delle 24 ore) e prevede almeno 11 ore consecutive di riposo ogni 24 ore, salvo accordi di deroga che possono essere messi a punto per particolari categorie di prestazioni (come la realtà sanitaria pubblica).

L’occupazione sotto forma di turni è una realtà comune e frequente in molteplici categorie di attività tra cui:

  • aeroporti e società di logistica
  • catene di montaggio industriali metalmeccaniche
  • call center
  • case di cura e di riposo, ospedali, istituti di riabilitazione
  • locali di ristorazione
  • negozi e punti vendita
  • enti pubblici e comandi di polizia
  • società di sorveglianza
  • catene alberghiere
  • redazioni giornalistiche

Turni di lavoro negli aeroporti

Tra le professioni che più frequentemente si trovano a svolgere lavori a turni di notte abbiamo quindi tra gli altri:

  • medici, infermieri e personale sanitario in genere
  • guardie giurate
  • centralinisti
  • operatori aeroportuali
  • vigili del fuoco
  • addetti ai trasporti su ruote e ferroviari

ne deriva che settori cruciali della società (trasporti, sanità, sicurezza) richiedono  lo svolgimento delle prestazioni lavorative anche durante i giorni festivi e di notte per poter offrire servizi efficienti alla collettività.

Ma quali sono le conseguenze sulla salute dei turni di lavoro?

Turni di lavoro: i problemi di salute

Purtroppo, i mestieri svolti nelle fasce orarie notturne comportano potenziali rischi per la salute dei lavoratori.
Secondo uno studio
, coloro che non operano secondo i comuni orari di lavoro possono soffrire di:

  • uno sconvolgimento dell’orologio interno del metabolismo (con conseguenze sul regolare funzionamento del cervello)
  • una riduzione della memoria nel lungo termine
  • una riduzione della capacità di concentrazione e un incremento della sonnolenza in fase diurna
  • un ridotto assorbimento di vitamina D per mancata esposizione alla luce del sole
  • un incremento dello stress conseguente alla carenza di riposo
  • disturbi del sonno
  • difficoltà a riadattarsi al normale alternarsi di sonno e veglia nei giorni di riposo
  • disturbi digestivi e malattie gastroenteriche
  • un aumento del peso a causa della riduzione del metabolismo durante il rilassamento
  • malattie cardiovascolari (in quanto i turni prolungati aumentano la contrattilità del cuore, la pressione sanguigna e la frequenza cardiaca) confermate da una recente ricerca
  • una riduzione dell’attenzione spesa a garantire la propria sicurezza
  • carenza di energie, stanchezza e disattenzione durante il giorno

La mancanza di un adeguato riposo e l’inversione del normale ciclo giorno/veglia – notte/riposo si concretizza in un deficit di attenzione che può tradursi nel medio e nel lungo periodo in negativi impatti emotivi (scontrosità, difficoltà a concentrarsi…), sociali (impossibilità a condurre una vita di legami soddisfacente per le differenze di orari), con conseguenze possibili anche gravi (pensiamo ad esempio agli incidenti per mancanza di sonno che possono verificarsi quando non ci si trova in stato di veglia non ottimale).

A quanto pare, la “sindrome del lavoratore turnista” colpisce il 10,15% di coloro che fanno i turni lavorativi, avviene quindi una discrepanza tra prestazioni lavorative offerte e il valore dei ritorni causata dal peggioramento delle condizioni psicofisiche di offre servizio, e di ciò deve tenere conto chi programma i turni di lavoro per evitare affaticamenti e malesseri sopra la media.
È emerso inoltre che chi svolge il lavoro di notte per oltre dieci anni dimostra facoltà mentali comparabili a quelle di un individuo più vecchio di oltre sei anni, ed è più alta del 23% la possibilità di subire infarti.

Perché nascono simili problemi di salute connessi al lavoro a turni?

L’ipotesi degli studiosi è che il corpo di coloro che lavorano in diverse fasce di orari non riesce a trovare un equilibrio tra veglia e riposo e da ciò nascono ripercussioni sulla salute: il sonno goduto di giorno, infatti, non equivale in qualità a quello pomeridiano in quanto è perturbato da rumori e da altre sollecitazioni.

Si rivelano quindi fondamentali misure preventive dei rischi salutari adottabili sia sotto forma di corrette abitudini di vita che di una ottimale gestione dei turni di lavoro.

Turni di lavoro: buone norme per contrastare i rischi per la sicurezza

Turni di lavoro notturni

Per tentare di limitare l’insorgere i problemi di salute connessi ai turni di lavoro – oltre a sottoporsi periodicamente a visite mediche qualora si riscontrino segnali preoccupanti – è possibile seguire alcune regole salutari elementari, quali

  • diluire i pasti durante la giornata anziché concentrarli in pochi momenti
  • non consumare bevande eccitanti prima di addormentarsi
  • evitare di esporsi alla luce del sole dopo il lavoro notturno
  • dormire se possibile un poco prima o dopo il turno per concedere un po’ di riposo all’organismo

Come abbiamo visto, i turni di lavoro non ottimali possono comportare a danno degli addetti un carico di fatica superiore al corrispondente ma in fascia diurna, un incremento di stress e una riduzione della memoria.

La gestione dei turni degli infermieri, dei medici e degli operatori sanitari in particolare giunge spesso alle cronache per i problemi che continuano ad affiorare: ma da che cosa scaturiscono tante problematiche?

Turni di lavoro massacranti: la gestione dei turni nella sanità

Il periodo di riposo – secondo art. 1, comma 2, lett. b), D.Lgs. n. 66/2003 – è costituito da tutti quei momenti in cui l’individuo non effettua prestazioni lavorative (ferie, giorni festivi non passati in ufficio ecc.): esso – come riposo settimanale – deve ammontare almeno a 24 ore ininterrotte ogni 7 giorni lavorativi.

La Legge 161/2014 si è recentemente espressa in materia di turni di lavoro negli ospedali negli ambienti sanitari, che devono prevedere:

  • almeno 11 ore di riposo per ciascuna giornata lavorativa
  • come minimo 24 ore di riposo ogni 7 giorni di prestazione lavorativa
  • non oltre 48 ore di lavoro la
    settimana (straordinari inclusi)

I problemi nella turnazione del personale delle case di cura e di riposo si concretizzano tuttavia nella carenza di sufficiente personale per fare fronte alle incombenze della struttura considerando il blocco delle assunzioni di cui le dirigenze delle strutture sanitarie devono fare fronte.
Il risultato è che in innumerevoli realtà la normativa è largamente disattesa con ovvie ripercussioni sulla salute degli occupati e sulla qualità e tempestività del servizio offerto.

La normativa di suo non è chiarissima e camminando sul filo rosso dell’interpretazione si possono ascrivere o non considerare attività collaterali (es. le attività di formazione oppure di insegnamento alle nuove leve): il risultato è che, al momento, gli orari di lavoro del personale si dilatano a dispetto della rigida normativa, con un conseguente peggioramento del servizio offerto.

Riconoscere i turni di riposo attraverso una corretta organizzazione del personale diventa quindi una priorità per le dirigenze sanitarie affinché si possa:

  • offrire un servizio qualitativamente soddisfacente
  • rispettare la normativa europea sul riposo minimo
  • ridurre i costi variabili del personale ascrivibili al ricorso a straordinari e reperibilità che oltre a non essere ottimali sotto il punto di vista delle prestazioni sono anche economicamente onerosi

Gestione turni di lavoro: l’importanza dei software per il workforce management

Software per la gestione dei turni di lavoro

Il datore di lavoro è tenuto a valutare la categoria di rischi a cui sono sottoposti i collaboratori nell’espletamento delle proprie mansioni e ad adottare le pertinenti misure di sicurezza idonee a garantire l’integrità psico-fisica del dipendente, attraverso:

  • Una valutazione dei carichi di lavoro che tenga conto dei fattori che incidono sulla salute delle risorse umane (monotonia, fatica…)
  • Una definizione della mole di lavoro conforme alle regole in vigore e rispettose delle esigenze fisiche dei lavoratori

Adoperarsi per ridurre l’insorgere dei problemi di salute degli occupati è un obiettivo delicato che coinvolge:

  • l’organizzazione del lavoro
  • il contesto nel quale si opera (supporto da parte di dirigenti e colleghi)
  • gli equilibri sindacali (spesso di impatto considerevole negli enti pubblici e nelle strutture con centinaia di addetti

La direzione delle risorse umane si trova quindi impegnata a cercare di raggiungere l’aderenza tra gli addetti a disposizione e i fabbisogni previsti, di aumentare l’efficienza dell’organizzazione e a dirimere i conflitti sindacali che possono ostacolare la quotidiana operatività.

Archimede si occupa proprio di risolvere le problematiche inerenti l‘organizzazione degli orari di lavoro e di ottimizzare la turnazione al fine di garantire il benessere psicofisico e sociale degli occupati, ridurre i costi variabili del personale e di svolgere la programmazione dei compiti in maniera efficiente e facilmente monitorabile.

La Suite Archimede HR da quasi 25 anni si presenta come il principale software di workforce management italiano in uso presso sia realtà medio-piccole che di grandi dimensioni e di enorme complessità a livello di turnazione.

L’applicazione HR di Archimede permette la pianificazione, la programmazione e la verifica dei turni di lavoro nel rispetto delle regole contrattuali, riducendo i tempi necessari alla pianificazione dei turni dei responsabili del personale e minimizzando i costi variabili associati a reperibilità e straordinari (estremamente gravosi nei settori in cui la forza lavoro è una delle voci principali del bilancio, come la Sanità e i call center).

Ecco come ogni modulo del software per la gestione dei turni di lavoro di Archimede permette di rispondere in maniera specifica e approfondita alle comuni problematiche che si riscontrano nell’organizzazione degli orari di lavoro.

 

Stima dei turni di lavoro ottimali – Piani@rc

Il software Piani@rc è lo strumento di previsione del fabbisogno di risorse umane che consente di calcolare – a fronte di differenti scenari come l’apertura di nuove sedi o la gestione di ulteriori reparti – quante persone è consigliabile impiegare e secondo quali orari di lavoro si ottiene la massima efficienza.

Questo prodotto della Suite Archimede per la valutazione dei carichi di lavoro permette di fare fronte a picchi produttivi e di ridurre le risorse inutilizzate nei periodi di variabilità negativa grazie ai propri sofisticati algoritmi di calcolo che tengono conto di vincoli e regole di varia natura per generare una stima attendibile dei fabbisogni per skill richieste.

Gestione dei turni di lavoro – Turni@rc

La programmazione operativa dei turni di lavoro consente di selezionare le risorse umane necessarie sulla base degli skill richiesti e posseduti, tenendo conto di eventuali vincoli quali esoneri per ragione di salute e/o familiari, eventuali preferenze manifestate sulle sostituzioni, e di produrre la pianificazione dei turni giornaliera settimanale, mensile e persino superiore da applicare a specifici livelli o reparti così come a intere strutture.

La definizione dei turni di lavoro consente di scegliere le risorse disponibili e reperibili, di assegnare gli impegni a ogni addetto tenendo conto di specifiche eccezioni così come di preferenze già espresse per stabilire il piano di attività, stampabile e visualizzabile.

Grazie a Turni@rc si può definire il piano di lavoro e pubblicarlo relativamente a un determinato periodo, oppure in maniera che sia visibile solamente per determinate persone in base alle autorizzazioni concesse.

Come fare turni di lavoro

Verifica dei turni in tempo reale – Oper@rc

La gestione dei turni di lavoro efficace ed economica passa per una verifica puntuale dello stato della forza lavoro impiegata.

Oper@rc consente di monitorare in ogni momento i turni del personale effettivamente svolti e di confrontarli con quelli pianificati per merito di una intuitiva interfaccia visiva colorata.

L’applicazione Suite Archimede HR inoltre aggiorna automaticamente i propri parametri a ogni variazione della gestione introdotta, fornendo una rendicontazione sempre puntuale sull’impiego degli addetti.

Rendicontazione della gestione dei turni – Analis@rc

Analis@rc è il software della Suite HR che consente di utilizzare gli strumenti di Business Intelligence per verificare l’efficacia del calcolo dei turni di lavoro, effettuare analisi e raffronti anche con altri dati aziendali strutturati.

Software rilevamento accessi – Timbr@rc

Il modulo Timbr@rc, inoltre, permette di sottoporre le proprie timbrature tramite smartphone o tablet Android rendendo facile e intuitivo il matching tra i turni effettivi e le entrate nonché di comparare – se desiderato – la foto del lavoratore con quella memorizzata in archivio per verificare che non si timbri per conto di qualcun altro.

Portale degli addetti

Il portale degli addetti della Suite Archimede HR consente di fornire una visualizzazione estesa del personale collocato nei rispettivi turni, impiegabile ad esempio negli ambienti ospedalieri attraverso monitor con cui illustrare agli assistiti in sala d’attesa quali operatori e medici sono disponibili a ogni orario.

 

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La Gestione dei Turni di Lavoro nelle Case di Cura e di Riposo: Come Risolvere le Problematiche

gestione turni case di cura

Ben ritrovati sul blog di Archimede, società specializzata nelle soluzioni per l’ottimizzazione della forza lavoro e nei software per la gestione dei turni di lavoro.

In Svezia, si è fatto un gran parlare dell’idea di introdurre negli uffici e pubblici e nelle aziende un orario di lavoro di solamente 6 ore anziché di 8 ore giornaliere per garantire agli addetti la possibilità di riposarsi degnamente e di trascorrere più tempo con la famiglia. Chiaramente, è un quadro che si regge in piedi solamente se vengono introdotte nuove risorse lavorative per coprire la restante parte dei servizi.

E in Italia, come è la situazione dei turni di lavoro nelle strutture sanitarie?

gestione turni case di cura

 

La gestione dei turni nelle case di cura e di riposo: perché è così importante

Le residenze sanitarie come le case di cura e di riposo sono una delle categorie di strutture che, data la delicata natura assistenziale del loro operato, manifestano una esigenza più stringente di gestire in maniera puntuale e rispondente i turni di lavoro. Il personale delle case di cura e di riposo può suddividersi tra dipendenti in pianta stabile e organico stagionale, tra contratti full time e part time (orizzontali e verticali), oltre agli operatori richiamati appositamente per rispondere a periodi particolari di emergenze e di picchi di lavoro non prevedibili a priori: tutte queste varietà di tipologie introducono numerose variabili nell’organizzazione della forza lavoro turnista e rendono lo scheduling una attività complessa e facilmente suscettibile inefficienze.

L’organizzazione della turnistica, in ambienti come questi i cui operatori sono soggetti a grande stress mentale prima ancora che fisico, ha una doppia valenza sia operativa – per assicurare il corretto espletamento del servizio – che salutare, in quanto deve garantire una corretta assegnazione dei riposi e dei festivi per garantire il benessere degli occupati e ridurre al minimo contestazioni e malcontenti.

All’incirca un anno fa entrava in vigore il decreto legislativo che comportava l’adozione delle regole previste dall’UE in materia di riposo dal lavoro, in particolare si descrivevano inderogabili:

  • un’astensione dal lavoro di almeno 7 ore
  • un ammontare di almeno 11 ore di riposo consecutive all’interno del ciclo giornaliero di 24 ore
  • un giorno di riposo settimanale commisurato a un periodo medio di 14 giorni
  • durata dell’orario di lavoro non oltre le 48 ore (media di un periodo semestrale)
  • orario ordinario di lavoro di 36 ore per il personale di comparto e di 38 per la dirigenza

ma l’adozione di tali norme si è rilevata quantomeno lacunosa se non disattesa del tutto a causa delle difficoltà operative e di organico insufficiente.

Di fatto, chi pratica il lavoro a turni nelle case di cura e di riposo può contare su un giorno di riposo ogni cinque (6 giorni al mese), mentre chi svolge gli ordinari orari di lavoro matura il riposo del weekend (due giorni a settimana per quattro settimane). Tuttavia, è di comune conoscenza che prestare servizio oltre il proprio turno di lavoro – al fine di accumulare un riposo più consistente alla fine del periodo tutto in una volta – espone alla possibilità di commettere sbagli per disattenzione da stanchezza.

Non ultimo, c’è il problema per il personale infermieristico di onorare gli impegni lavorativi senza trascurare la famiglia – in particolare considerando la stragrande maggioranza del genere femminile nelle professioni assistenziali sanitarie – cercando di ritagliarsi un po’ di tempo per la vita privata al di fuori del lavoro.

Il lavoro diviso in turni impostato senza tenere conto delle effettive necessità – biologiche e sociali – dell’individuo porta quindi a una molteplicità di problemi tra cui:

  • problemi nel relazionarsi con altri a causa della discrepanza dei rispettivi orari liberi (spesso chi lavora secondo i turni è libero mentre gli altri lavorano e viceversa)
  • difficoltà nel passare tempo libero con i propri familiari a causa dei rispettivi impegni, con conseguenti ricadute sulla tenuta familiare
  • riduzione del sonno con conseguente peggioramento dell’umore (stanchezza mentale, difficoltà a concentrarsi, ansia, crisi depressive, manifestazioni di aggressività) a causa dell’alterazione del ciclo circadiano
  • eventualità di soffrire di problemi digestivi (poiché si tende a mangiare in orari non convenzionali) nonché di obesità e di diabete per via del metabolismo sfalsato
  • possibilità di venire aggrediti da malattie cardiovascolari per l’alterazione del circuito sonno-veglia
  • peggiori prestazioni lavorative (minore cooperazione di squadra, maggiore conflittualità, incremento di assenze per malattie

 

Perché la gestione dei turni di lavoro incide sulla redditività delle case di cura e di riposo?

turni di lavoro case di curaL’erogazione dei servizi sanitari è una attività non stop, 24 ore il giorno, 365 giorni l’anno, per cui richiede alla direzione del personale di residenze sanitarie uno scheduling esteso a una molteplicità di reparti e commisurato sia alle esigenze di fabbisogno che alle effettive disponibilità, compito purtroppo spesso svolto semplicemente con fogli di calcolo che non sono né aggiornabili automaticamente né adatti a rendicontare le variazioni.

Dobbiamo considerare che gli orari di lavoro si suddividono in

  • Lavoro ordinario
  • Lavoro straordinario
  • Fascia di riposo
  • Lavoro notturno (quello che comprende almeno un’ora dalle 22 alle 6)

ciascuno con particolari necessità e disposizioni del personale che variano in base agli skill richiesti e alle disponibilità/preferenze degli operatori.

Per quanto riguarda l’organizzazione dei turni di lavoro, i pianificatori si trovano chiamati in causa nell’essere parte attiva nella risoluzione delle più comuni problematiche quali:

  • l’attribuzione dei carichi di lavoro nei giorni festivi ripartita equilibratamente tra i vari operatori disponibili
  • garantire una presenza continua del personale per l’accudimento dei pazienti senza scoperture
  • l’assegnazione dei riposi secondo calcoli equi e trasparenti

Ogni volta che, per sopperire a scoperture causate da una inadeguata pianificazione e si ricorre a persone che hanno già svolto il proprio turno di lavoro, si sostiene una doppia spesa a livello di

  • retribuzione dello straordinario (superiore a quella ordinaria)
  • maggiore sfinimento fisico e mentale delle risorse coinvolte, che necessiteranno di ulteriore tempo per riprendersi e che non avranno essendo in seguito richiamate ai propri

La direzione del personale può tentare quindi Influenzare positivamente la produttività del lavoro attraverso:

  • la riduzione al ricorso a turni di lavoro superiori alle 8 ore (benché praticati anche quelli da 12 ore, essi affaticano maggiormente gli addetti con conseguente calo di produttività)
  • il dirimere situazioni di conflittualità interna grazie a una più equa attribuzione dei carichi di lavoro e rendendo manifesta la giustezza nei criteri di assegnazione
  • l’introduzione di misure fisiche in grado di ampliare il comfort degli occupanti o di semplificare la vita professionale e lavorativa

 

Suite Archimede HR: come gestire i turni di case di cura e di riposo con equità ed efficienza

Una pianificazione dei turni di lavoro che miri a evitare surplus di personale disponibile in certi momenti e carente in altri è fondamentale per ridurre gli impatti dei costi variabili del personale: una maggiore efficienza nella organizzazione interna – riducendo il ricorso a costosi straordinari e reperibilità – si traduce chiaramente in una migliore capacità di rispondere alle esigenze del clienti.

Un software per la gestione dei turni di case di cura e di riposo come l’applicazione Turni@rc della Suite Archimede HR permette di impostare regole di attribuzione ai turni personalizzate in base alle esigenze biologiche e sociali dei singoli addetti (esenzioni per motivi di salute, necessità di alternarsi a casa tra coniugi impegnati negli stessi reparti…) grazie a una specifica predisposizione lato gestione delle anagrafiche e alle richieste di ferie e assenze motivate (maternità, malattia…) inoltrate ai pianificatori attraverso l’apposito portale dei dipendenti Infoturni.

Software gestione cambio turni Infoturni

Turni@rc permette:

  • di organizzare i turni di lavoro in maniera intuitiva segnalando i turni con efficaci fasce colorate
  • di garantire la possibilità agli addetti di recuperare le ore di servizio prestate in accesso con l’istituto del monte ore
  • di assegnare gli operatori a uno o più reparti e di lasciarli monitorare da specifici supervisori piuttosto che da altri in base alle autorizzazioni concesse per ragioni di privacy
  • assegnare i compiti in base agli skill posseduti dalle risorse a disposizione e di quelle necessitate
  • approvare richieste di cambio turno sia in maniera automatica per snellire i compiti dei responsabili di reparto che in maniera manuale
  • di inoltrare richieste di sostituzione indicando direttamente con chi fare il cambio turno oppure permettendo al programma di scegliere autonomamente

programma gestione turni

Per quanto riguarda il supporto decisionale alla direzione delle case di riposo e di cura, l’applicazione Piani@rc di Archimede – scalabile a partire dalle esigenze di utilizzo – permette di impostare simulazioni in vista di cambiamenti delle esigenze di lavoro (come in occasione dell’apertura di nuovi reparti) per appurare le ricadute in termini di fabbisogni effettivi e di costi di impiego, varando anche singoli parametri per volta per desumere gli impatti sulla produttività attesi.

Grazie all’applicazione Oper@rc l’ufficio del personale, in accordo con la direzione sanitaria, è possibile verificare e rendicontare in real time le discrepanze tra i carichi di lavoro pianificati e quelli realmente svolti grazie all’integrazione con i software di rilevazione accessi nativi oppure esterni alla suite.

Programmi per gestire i turni di lavoro - Oper@rc

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La Gestione dei Turni dei Call Center: Come Renderla Più Efficiente

Come funziona lo SPID, guida al PIN unico

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La gestione dei turni nei call center: un’attività cruciale

Tra le strutture che effettuano il lavoro a turni, i call center si configurano come una delle tipologie dalle esigenze più stringenti: a seconda del settore nel quale operano possono essere attivi anche 24 ore su 24 e 7 giorni su 7; gli operatori, a seconda delle mansioni previste dal contratto, possono essere ridisposti su differenti postazioni nel corso della giornata per rispondere a diverse tipologie di chiamate, programmazione che richiede una decisa flessibilità e capacità di seguire le disposizioni per offrire alla dirigenza un quadro aggiornato della situazione del lavoro.

I call center possono essere interni se di proprietà di strutture di grandi dimensioni – sia pubbliche che private – oppure lavorare come società di esternalizzazione di servizi di assistenza telefonica oppure di promozione commerciale: nel caso si tratti di società esterne, si manifesta anche l’esigenza di parametrizzare la curva di fabbisogno su ogni commessa aperta, per rendicontare costi e impieghi del personale ai rispettivi committenti.

Queste molteplici esigenze di natura operativa, amministrativa ed economica rendono la gestione del personale dei call center una attività complessa e cruciale per la redditività aziendale: è già successo in passato che i call center fossero messi sotto accusa per le difficoltà di rispondere prontamente alle esigenze dei cittadini, necessità pratiche a cui occorre rispondere con software per la gestione dei turni dei call center alimentati da potenti algoritmi di ottimizzazione della distribuzione del personale a partire dalle curve delle chiamate e in grado di prevedere il corretto fabbisogno del personale e degli skill richiesti.

Gestione dei turni per call center – Le principali esigenze

Rivoluzione Industriale 4.0 e lavoroIl processo di pianificazione – che si svolge una volta per periodo, es. annualmente o mensilmente – consente di stabilire i fabbisogni in termini di risorse umane, di skill possedute, di reperibilità garantite, ed è alla base della successiva fase di gestione operativa del personale che, a partire dalle specifiche di turnazione e dalle caratteristiche degli addetti – numero di ore previste da contratto, preferenze, skill possedute – produce un piano di turnazione adatto alle specifiche del call center in questione.

Il processo di pianificazione dei turni per call center consente, sulla base della produttività media desiderata, di dare forma a differenti simulazioni del piano di lavoro impostando i valori desiderati e variando molteplici parametri per verificare gli impatti sull’impiego di ogni situazione ipotizzata.

Grazie ai software di pianificazione si possono calcolare gli effetti sui fabbisogni delle risorse al variare delle esigenze – ad esempio, quante persone in più servono dopo la presa in gestione di nuovi sportelli – oppure a seconda del periodo dell’anno: nel periodo estivo, ad esempio, le chiamate ai servizi di manutenzione delle aziende di climatizzatori aumentano, ciò richiede una maggiore disponibilità di persone per coprire il servizio, e il workforce management per call center ne deve tenere conto.

Per assicurare una profittevole creazione di piani di lavoro, molti contact center fanno uso di software di workforce management che consentono di:

  • Pianificare il giusto numero di addetti per evitare risorse in eccesso oppure inferiori al minimo
  • Garantire una copertura completa e costante del servizio di erogare
  • Integrare le chiamate con un sistema di analisi statistica per evidenziare i trend reddituali delle risorse
  • Attribuire i costi del personale alle specifiche commesse a cui fanno riferimento

Software per i turni dei call center – Caratteristiche e funzionalità

La programmazione dei turni non si riduce alla mera predisposizione del carico di lavoro da distribuire ma nella concretizzazione di un piano di lavoro efficiente ed efficace, configurato per garantire l’equità di trattamento e di distribuzione dei riposi al fine di evitare contestazioni sindacali e per assicurare un clima di lavoro quanto più possibile e sereno.

La creazione dei turni per call center permette di definire turni di lavoro specifici per giorni feriali e festivi – il tasso di chiamate può variare a seconda che si lavori o meno – per la contrattualistica che viene applicata alle risorse – l’impiego part time e full time viene inserito nelle anagrafiche e considerato nell’assegnazione dei compiti.

Dal punto di vista economico, lo staff scheduling dell’impiego del personale come attività di business permette di controllare in maniera più incisiva quel complesso di voci – anche il 90% dei costi a bilancio – che incidono direttamente sulla profittabilità dell’attività dei contact center, e di ridurre il più possibile i costi variabili come reperibilità e straordinari attraverso un uso mirato del monte ore per gestire recuperi e disponibilità.

industria 4.0 software personaleL’organigramma del contact center, se trattasi di strutture complesse, può prevedere la necessità di abilitare addetti alla visione solamente di una parte dei turni oppure di programmare la pubblicazione del piano dei turni successivamente alla loro realizzazione. L’applicativo di workforce management deputato deve quindi prevedere livelli di autorizzazione per qualifica da attribuire agli operatori per salvaguardare la privacy delle aree gestite.

I software per la gestione dei turni di call e contact center permettono di:

  • Creare un piano di assegnazione dei turni che tenga conto di specificità contrattuali – turni part time orizzontali e verticali – nonché, delle specifiche esigenze ed esenzioni, di vincoli di Legge – ore di riposo minimo garantito
  • Prevedere fasce alterne di attribuzione dei turni ai singoli addetti (ad esempio, una settimana il turno mattutino e quella successiva il turno pomeridiano
  • Verifica in tempo reale della completa copertura del piano di turni assegnato tramite integrazione con i sistemi aziendali di rilevamento presenze per correggere eventuali discrepanze
  • Calcolare il costo e la redditività dello staff scheduling e valutare i trend computando i valori ottenuti dallo storico aziendale
  • Migliorare la soddisfazione degli utenti finali riducendo al minimo i tempi di attesa prima della risposta di un operatore

Gestione turnazione per call center – Suite Archimede HR

La Suite Archimede HR per la gestione e l’impiego della turnazione è un applicazione web based, scalabile e multidatabase che viene impiegato da numerosi call center per l’ottimizzazione dei turni di lavoro: tra i principali clienti in quest’area si annoverano tra gli altri:

  • Network Contacts, outsourcing di una delle tre principali compagnie telefoniche italiane e di gruppi bancari ed energetici, 3.000 persone tra addetti in turnazione, pianificatori e team leader
  • Poste Italiane, principale società italiana in ambito di recapito postale, con la Divisione Mercato Privati e Postecom

Le soluzioni software ovviamente sono disponibili sia nella modalità licenza d’uso (on premise) così come in servizi di turnazione in SaaS, per consentire al cliente di delegare le incombenze tecniche di manutenzione al fornitore del servizio.

La soluzione HR implementa contatori di programmazione aggiornati in tempo reale che offrono l’effettivo vantaggio di offrire rendicontazioni e strumenti previsionali sempre basati sulla situazione effettiva.

Software per i turni di lavoro - Suite Archimede 4.0

La Suite Archimede HR 4.0 – ispirata ai principi di innovazione della rivoluzione industriale 4.0 – implementa numerose funzionalità ispirate e sviluppate attorno al mondo dei call center: a partire dall’ipotesi delle curve delle telefonate il sistema permette di:

  • Aggiornare saldi, disponibilità e presenze in tempo reale: l’applicazione prevede il ricalcolo immediato dei valori per garantire una visualizzazione sempre corretta dei dati delle presenze e della turnazione
  • Prevedere regole bloccanti e non bloccanti per permettere o meno eccezioni al piano dei turni ma riportando sia visivamente che come alert ai pianificatori di ogni variazione effettuata
  • Gestire in tempo reale gli imprevisti che si verificano grazie a una visualizzazione real time dello stato del lavoro assegnato
  • Ridurre il più possibile il ricorso agli straordinari per merito dell’istituto del monte ore che – agganciandosi allo storico dei turni eseguiti – consente di recuperare il credito di ore maturato dai singoli dipendenti
  • Ambiente di data warehousing: l’integrazione delle attività alle postazioni con software di business intelligence permette di raccogliere i dati inerenti all’impiego del personale per tracciare report utili alla direzione aziendali ai fini delle valutazioni sull’impiego delle risorse umane

Programma per creare report turni di lavoro - Analis@rc

La creazione di un flusso dati omogeneo dal rilevamento presenze alla gestione dei turni consente di trasferire le informazioni alla base dell’elaborazione dei cedolini fino agli professionisti e agli studi contabili deputati al payroll in outsourcing riducendo sensibilmente la possibilità di commettere sbagli grazie al matching tra le applicazioni HR coinvolte nel processo di elaborazione delle buste paga.

Naturalmente, ogni scelta di cambio turno può essere autorizzata manualmente oppure in automatico dal programma, pur mantenendo traccia della variazioni introdotte, di chi le ha richieste e autorizzate, per una massima trasparenza nella pianificazione dei carichi di lavoro.

Il portale del dipendente Infoturni della Suite HR è un modulo semplice da usare per mettere in comunicazione il personale in turnazione e i pianificatori al fine di scambiare richieste di cambi turni, ferie e giustificativi. Gli operatori possono chiedere di essere sostituiti da altri addetti scelto nello specifico così come demandare tutto alle decisioni del programma, il quale attinge alla lista di reperibilità scegliendo la risorsa sulla carta più indicata.

Software per programmare turni - Portale dei dipendenti

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La Gestione dei Turni in Cloud – Perché Conviene e Come Attuarla

Software gestione turni in cloud

Ben ritrovati sul blog di Archimede, società specializzata nelle soluzioni per l’ottimizzazione della forza lavoro e nei software per la gestione dei turni di lavoro.

Rispondere alle esigenze pratiche di gestione del personale senza per questo sminuire il valore dei collaboratori trattandoli come meri ingranaggi, rendere più precisa ed efficiente la turnazione attraverso strumenti dall’uso intuitivo e condivisibili ai vari collaboratori, gestire la variabilità settimanale e mensile della produzione evitando ritardi e mancanze di coperture: sono questi alcuni degli obiettivi che si pongono i responsabili del personale e i direttori dei sistemi informativi per incrementare l’efficienza delle risorse umane e la coesione tra i turnisti e la direzione.

Non tutte le aziende hanno i mezzi o le capacità per gestire complessi programmi in casa, ma esistono soluzioni molto più pratiche per sopperire alle esigenze di turnazione nonostante i limiti pratici: i software per turni di lavoro online.

Gestione dei turni di lavoro in cloud: un’esigenza comune

I programmi di gestione dei turni di lavoro online si pongono l’obiettivo di risolvere le esigenze pratiche di amministrazione del personale di tutti quegli enti che svolgono lavoro in orari spezzati (catene di distribuzione, enti pubblici e di vilanza, aeroporti, giornali, società di logistica, aziende manifatturiere …):

  • Semplificare la pianificazione dei turni e assegnarli in maniera automatica
  • Simulare diversi scenari dei turni per appurare il quantitativo di operatori necessari per assicurare il servizio sia nei periodi ordinari che nel caso di picchi produttivi
  • Garantire agli addetti un’equa alternanza al lavoro nei giorni festivi e assicurare un minimo riposo garantito a ogni operatore (fondamentale specialmente negli ambienti medici)
  • Rilevare in tempo reale eventuali discrepanze tra il piano di lavoro e i turni assegnati e correggerle nel minore tempo possibile

I software per la turnazione in cloud sono delle alternative flessibili ed economiche alle applicazioni installate sui server e si dimostrano particolarmente indicate per consentire a responsabili del personale, direttori della produzione e di sistemi informativi:

  • di pianificare turni personalizzati a partire dalle specifiche esigenze del periodo in oggetto, dei vincoli a cui si è sottoposti, delle skill delle risorse umane a disposizione e di quelle reperibili
  • di gestire i turni di lavoro di piccoli e medi gruppi in maniera veloce e immediata
  • di monitorare con poca fatica eventuali scoperture verificatesi e di individuare sostituzioni tra le reperibilità a disposizione
  • di ridurre il ricorso a straordinari e reperibilità facendo uso al loro posto dell’istituto di recupero della banca ore
  • di rendere più incisiva l’azione direttiva dei responsabili del personale, a partire da una visualizzazione in real time delle risorse assegnate che consente di realizzare in maniera intuitiva dove occorre intervenire
  • di dirimere eventuali incomprensioni e contestazioni sull’equità di assegnazione dei turni attraverso una chiara rendicontazione del pregresso e dei riposi di spettanza

Gestione dei turni di lavoro in SaaS: gli obiettivi

Software turni cloud

I programmi per gestire i turni in cloud consentono di raggiungere questi obiettivi attraverso un servizio web la cui manutenzione è assicurata dai fornitori e che pertanto libera gli utilizzatori da gravosi compiti tecnici.
Chi non è pratico di manutenzione strettamente tecnica può così delegare le responsabilità e gli accorgimenti alla società di HR management e dedicarsi nel time scheduling effettivo.

  • Risparmiare sui costi di allestimento delle infrastrutture server
  • Semplificare la gestione operativa del personale giornaliera, settimanale e mensile
  • Automatizzare il calcolo e la pianificazione dei turni di lavoro
  • Verificare in tempo reale la corretta esecuzione dei carichi di lavoro assegnati per eseguire eventuali aggiustamenti
  • Attribuire ore di lavoro e pause senza rischiare di generare mancanze di copertura
  • Ridurre l’impiego di fogli Excel – che non permettono di tracciare le operazioni eseguite – e condividere facilmente le informazioni a tutti i collaboratori
  • Verificare lo storico del servizio fornito per verificare eventuali recuperi di spettanza

Gestione turnazione in cloud: a chi si rivolge

Gli esercenti di attività locali con spostamenti sul territorio hanno la necessità di fornire ai propri addetti degli strumenti in grado di garantire la possibilità di rendicontare la propria presenza sul posto di lavoro e che permettano di chiedere rapide sostituzioni qualora impedimenti di varia natura lo richiedano.

 

Le strutture che possono ricorrere alla gestione dei turni di lavoro in SaaS sono di molteplici tipi:

  • Farmacie
  • Call center
  • Alberghi
  • Ospedali
  • Cooperative e società di pulizia
  • Enti pubblici
  • Enti di vigilanza
  • Banche
  • Musei
  • Catene di negozi
  • Centri commerciali
  • Aziende di produzione
  • Società di trasporti
  • Redazioni giornalistiche

Queste strutture possono disporre il proprio personale addensato in una sola sede così come distribuito su varie località, oltre che prevedere che i propri addetti si spostino sul territorio con l’esigenza di rendicontare le proprie attività anche da remoto.

Grazie ai software di turnazione in cloud è possibile per le persone assegnate ricalcolare in tempo reale gli impegni associati e aggiornare persino la banca ore con i progressivi per verificare in ogni momento lo stato attuale del monte ore. I responsabili di sala e i pianificatori in genere possono produrre così specifici turni in base alle qualifiche desiderate, di quelle a disposizione e delle esigenze di ogni operatore (ad esempio, tenere conto di ragioni di salute o personali nell’associare gli addetti), simulare e confrontare in piena autonomia scenari differenti per verificare le proprie disponibilità.

Queste applicazioni permettono ovviamente di gestire anche il personale esterno (come gli interinali e il personale fornito da agenzie) per rendicontare l’intera forza lavoro e verificare l’attribuzione dei compiti in tempo reale.

Attraverso un comune accesso via browser puoi impiegare il programma per turni di lavoro in SaaS come se fosse fisicamente presente sulle tue macchine aziendali, per pianificare correttamente i turni di lavoro a partire sia dai vincoli di Legge che dalle regole organizzative interne, e assicurare inoltre una corretta e puntuale informazione ai tuoi addetti.

Naturalmente, l’integrazione con i software di rilevazione presenze consente di dare forma a un flusso unico di dati alla base dell’elaborazione del cedolino, con consistenti sgravi di tempo e fatica per gli amministratori.

Gestione turni in cloud: i vantaggi

Grazie ai software di time scheduling è possibile creare e assegnare i carichi di lavoro nella maggiore autonomia possibile e mettersi al sicuro dai rischi derivanti da possibili scoperture (piuttosto gravosi nei casi ad esempio di call center, aeroporti e strutture sanitarie), impostare attività sia ripetitive (per mezzo di matrici statiche ordinarie) che fuori dall’ordinario (grazie a matrici dinamiche).

Quali sono i vantaggi che offre la soluzione per la turnazione Suite Archimede HR?

Software per i turni di lavoro - Suite Archimede 4.0

  • Un risparmio concreto, effettivo e sicuro per merito delle riduzioni dei costi di avviamento, di gestione tecnica e di predisposizione
  • Inserimento immediato dei turni
  • Anagrafica gestita da una sola applicazione composta da diversi moduli coordinati ciascuno destinato a una specifica funzione della gestione del personale
  • Visualizzare in real time i dati relativi alla gestione operativa del lavoro e rendicontare le scelte di management intraprese attraverso comodi report
  • Ottenere un flusso dati unico e completo per procedere all’elaborazione dei cedolini a partire dai dati delle presenze
  • Ridurre le possibilità di errore per mezzo di un modello più corretto e puntuale dell’attribuzione dei compiti e della verifica della variazioni introdotte
  • Ridurre le conflittualità sindacali attraverso una rendicontazione chiara dei piani dei turni assegnati

Piani@rc, l’applicazione di pianificazione dei turni, consente di elaborare le matrici di turnazione a partire dai vincoli inseriti e delle regole preimpostate, in modo da attribuire il numero ottimale di addetti a ciascuna fascia oraria.

Turni@rc, l’applicazione per programmare i turni di lavoro, consente una gestione giornaliera ottimale della turnazione tenendo conto dei profili utenti, dei tipi di turni impostabili e di conservare memoria delle variazioni intervenute.

Oper@rc, l’applicazione per la visualizzazione in real time dei turni, permette di verificare la distribuzione del personale e di confrontarla con i piani programmati per scoprire cosa non va come previsto.

Analis@rc, l’applicazione per l’analisi della gestione della redditività, permette di raffrontare con altri dati aziendali quelli della turnazione per verificare i trend di produttività attraverso un sistema di business intelligence.

Pubbli@rc, l’applicazione portale del dipendente, integra le più comuni funzioni di input e output degli addetti in turnazione (richieste ferie e di cambio turno, invio di giustificativi) che assicurano uno scambio informativo puntuale ed efficiente grazie anche a un sistema di pratici promemoria.

Timbr@rc riesce ad acquisire timbrature da orologi per realizzare quadrature in real time attraverso un matching ideale tra i rilevatori presenze e i software di turnazione

Programma per fare i turni di lavoro - Suite Archimede 4.0

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Le alternative ai voucher dopo l’abrogazione dei buoni lavoro

Alternative ai voucher: come sostituire i buoni lavoro

Ben ritrovati sul blog di Archimede HR dedicato alle novità sul mondo del lavoro e del workforce management!

L’improvvisa abolizione dei voucher con il Decreto n.25 del 17/03/2017, dopo anni nei quali la loro applicazione era stata smisuratamente ampliata (145 milioni nel 2016, picco di un trend sempre in salita) fino a coinvolgere settori che difficilmente facevano dell’occasionalità della prestazione di lavoro la propria caratteristica distintiva, ha gettato scompiglio nel mondo delle prestazioni di lavoro occasionali accessorie.

I buoni lavoro permettevano di retribuire – con importi da 10 euro in su – le prestazioni lavorative accessorie e al contempo di considerare i versamenti alla gestione separata INPS (13%) e all’assicurazione anti infortuni INAIL (7%).

È pur vero che il Jobs Act aveva contribuito a frenare in parte l’abuso di impiego dello strumento nei settori diversi dalle collaborazioni occasionali, ma si tratta ora di rivestire di una forma giuridica i rapporti flessibili non a priori restringibili a specifici intervalli orari o al genere di prestazioni erogabili. La possibilità che questa situazione di vuoto normativo continui a fomentare il lavoro nero è tutt’altro che irrealistica.

L’abrogazione dei buoni lavoro non è stata preceduta da un periodo di adeguamento e di valutazione delle eventuali alternative per regolarizzare le prestazioni saltuarie. Per quanto porre freno a un istituto che effettivamente veniva applicato in maniera “molto generosa” e di certo non sempre nei contesti per i quali era originariamente destinato è stato visto da molti come un segno di bene augurio per regolarizzare un vasto sistema di illiceità, resta il fatto che i problemi nel regolarizzare i piccoli lavoretti occasionali come le pulizie domestiche o il giardinaggio non sono per questo venuti meno.

Quali sono le caratteristiche dei voucher?

  • Applicabili a lavori in qualsiasi settore (anche industria ed edilizia) nei limiti dei 3.000 euro da parte di percettori di misure salariali integrative
  • Non applicabili per lavori presso soggetti verso cui si è già dipendenti
  • Non applicabili nell’esecuzione di appalti di opere e servizi
  • Prestazioni che complessivamente danno origine a un compenso in un anno civile non superiore a 7.000 euro netti (nel caso di aziende o di liberi professionisti, non si può superare le retribuzioni di 2.000 euro per singolo committente, come da modifiche del D.Lgs 81/2015)
  • Richiede la comunicazione per i committenti imprenditori e professionisti attraverso mail o SMS alla DTL competente

Quali problemi avevano i voucher?

Essenzialmente, i voucher, nati per combattere i pagamenti in nero, avevano subito un uso distorto in violazione dei limiti di Legge, venendo applicati in maniera irragionevole in settori non attinenti a quelli per cui erano stati originariamente pensati.

Si può continuare a utilizzare i voucher già acquistati?

I voucher, acquisibili fino al 17 marzo 2017 attraverso tabaccai e banche abilitate, potranno ancora essere utilizzati fino al 31 dicembre 2017 per ricompensare le prestazioni occasionali, ma ancora non si sa quale sarà lo strumento deputato a sostituirli.

I problemi che nascono dall’abolizione dei voucher:

  • Coloro che percepivano misure di sostegno al reddito non potranno più sommarle ai redditi ottenuti attraverso i buoni per il lavoro
  • Possibili ripercussioni sulle prestazioni assistenziali, dato che i voucher non subivano imposizione fiscale o influenza sulla condizione di disoccupazione

Come sostituire i voucher con altre forme di lavoro?

Da sabato 18 marzo 2017 i voucher non sono più acquistabili: è possibile che il Governo provvederà – entro il 15 maggio si vocifera – emettendo una sorta di “voucher 2.0” più simile agli assegni di lavoro francese per retribuire i collaboratori domestici oppure le agenzie per cui lavorano.
Una recente proposta di legge prevede l’introduzione di buoni famiglia destinati a coprire i lavori saltuari fino a un massimo di 400 giornate in 3 anni, con un’indennità di attesa per il lavoratore fino alla chiamata; questa proposta prevede anche l’introduzione di mini contratti per un massimo di 70 giorni l’anno e per un massimo retributivo di 7.500 euro.

Fino a quanto queste variazioni non verranno introdotte, valutiamo rapidamente le forme di lavoro alternative ai voucher al momento a nostra disposizione per rispondere a esigenze di lavoro non continuative.

Somministrazione lavoro

Nel contratto di somministrazione – a tempo determinato o indeterminato – le agenzie mettono i propri dipendenti a disposizione delle aziende richiedenti, i quali “utilizzano” i lavoratori definendo le caratteristiche delle mansioni, quindi dirigendoli direttamente.

Si tratta quindi di una forma di impiego “a tre soggetti” un po’ più laboriosa da implementare di quanto non fossero i voucher, dato che occorre definire orario e luogo di lavoro, tipo di mansioni e durata del rapporto. I datori di lavoro aziende o professionisti possono acquistare dei buoni orari dal valore di 10 euro attraverso INPS o tabaccherie con cui retribuire il lavoratore, e sono tenuti a comunicare luogo e tempistiche dello svolgimento al DTL di riferimento.

Il corrispettivo massimo complessivo è stato recentemente esteso fino a 7.000 euro netti per lavoratore per anno civile (per compensi singoli non superiori a 2.000 euro netti).

Con l’abolizione dei voucher, di certo le agenzie interinali potrebbero vedere un incremento nella propria richiesta di servizi da parte delle aziende che hanno bisogno di prestazioni per un periodo di tempo non prolungato.

Contratto di lavoro intermittente

Si tratta di una forma di impiego subordinato destinata a chi ha tra 24 e 55 anni per svolgere prestazioni di natura non stabile nel tempo a partire da una chiamata del datore di lavoro quando ne avverte le necessità; per essere applicabile non deve superare i 400 giorni di prestazione nell’arco di 3 anni.

A questa categoria appartengono anche i contratti stagionali (ad esempio per le attività agricole).

Nel lavoro intermittente sono previsti dei periodi nei quali si effettua lavoro e altri invece no, si distingue dal part time in quanto la prestazione da offrire non è ugualmente configurabile con certezza.
Per avviare il rapporto occorre scrivere all’indirizzo  intermittenti@pec.lavoro.gov.it oppure mandare un SMS al numero 339-9942256 dopo l’inserimento nel portale ClicLavoro.

Collaborazioni coordinate e continuative

A differenza delle altre forme di impiego descritte, i CO.CO.CO. implementano una natura autonoma della prestazione offerta (quindi non è possibile per il datore di lavoro definire tempo e luogo di svolgimento del servizio) e pertanto possono non essere indicati per quelle situazioni nelle quali il lavoratore deve agire sotto diretta supervisione del superiore.

Lavoro subordinato

Si tratta chiaramente di un’alternativa percorribile – a causa dei costi contributivi e degli oneri burocratici – solamente in quei casi in cui la natura e la ricorrenza delle prestazioni rende plausibile ritenere che il rapporto tra committente e prestatore non si esaurirà in tempi brevi.

 

Secondo te, quali saranno gli sviluppi della normativa a supporto dell’abolizione dei voucher?

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La Nuova HR Suite Archimede 4.0 – La Suite HR progettata per attuare la Rivoluzione Industriale 4.0

Software gestione turni

Innovazione tecnologica, gestione intelligente delle risorse, analisi dei Big Data, flessibilità.
Questi sono soltanto alcuni dei principi della rivoluzione industriale 4.0 finalizzata all’innovazione delle filiere industriali nazionali per mezzo dell’impiego di sistemi totalmente digitalizzati volti a garantire:

  • la digitalizzazione dei processi operativi e delle filiere produttive per garantire una piena e costante tracciabilità e memorizzazione delle procedure in essere
  • l’automatizzazione delle attività di routine per raggiungere un efficientamento dei meccanismi riconducibili a procedure standardizzate
  • la flessibilità per merito dell’adozione di procedure standardizzate nelle componenti base ma integrate dalla discrezionalità umana che garantisca un approccio adattivo alle variazioni del mercato
  • il contenimento degli sprechi di tempo e di risorse per mezzo di una corretta organizzazione sinergica dei fattori umani e operativi a disposizione

L’industria 4.0 promuove l’adozione di risorse performanti e all’avanguardia per ottimizzare i processi produttivi, tra cui:

  • l’adozione di sistemi digitalizzati per rimuovere inefficienze costose in termini di tempo e di impiego delle risorse
  • l’impiego di soluzioni in cloud per raggiungere una perfetta fruibilità ovunque e in ogni momento
  • un incremento della cyber security derivante dall’adozione di efficienti misure di messa in sicurezza in particolare dalle crescenti minacce tecnologiche alla sicurezza dei dati
  • l’implementazione di software per la data analytics che consentano di sfruttare il pieno valore dei big data contenuti nelle aziende
  • l’adozione dei frutti più avanzati della tecnologia analitica, robotica, di stampa e da indossare

L’industria 4.0 si pone come obiettivo l’incremento dell’impiego di una serie di risorse, tecnologie, principi e pratiche sia nell’aspetto umano che digitale nella produzione, la ricerca e lo sviluppo a sostegno dell’innovazione imprenditoriale, una maggiore sicurezza nelle reti, la diffusione della banda larga e una formazione più mirata nelle università per incentivare l’emergere di professionisti nella manifattura digitale.

La “fabbrica del futuro” non mancherà di mettere in primo piano l’essere umano in qualità di fattore primario di innovazione e di competitività, attraverso la realizzazione di una formazione continua dei lavoratori e la realizzazione di una migliore efficienza nella gestione delle risorse umane coinvolte.

Le imprese italiane, per mantenere la propria competitività internazionale, dovranno valorizzare le tecnologie informatiche e le procedure in grado di ottimizzare le skill e le disponibilità delle risorse umane per contrastare inefficienze e per incrementare la redditività del proprio patrimonio umano.

In linea con i principi dell’agenda digitale dell’Industria 4.0, Archimede ha concepito la nuova release 4.0 della Suite Archimede HR per la gestione e l’impiego del personale in turnazione, che costituisce un ulteriore passo in avanti per l’efficienza e l’ottimizzazione di tutte le strutture, in particolare per quelle che svolgono il lavoro a turni, tra cui: aziende di servizi e di produzione, GDO, franchising e attività commerciali, call center, aeroporti, polizie municipali ed enti di vigilanza, ospedali, ASL, case di cura e di riposo, aziende pubbliche di servizi.

Nuova HR Suite Archimede 4.0

L’innovazione continua delle applicazioni per le Human Resources
per centrare gli obiettivi del piano per l’industria 4.0

Programma per fare i turni di lavoro - Suite Archimede 4.0La Suite Archimede HR 4.0 è il risultato di centinaia di installazioni in Italia e all’estero, di oltre venti anni di innovazione, e di un rapporto costante con imprese ed enti che ha consentito il perfezionamento e l’allineamento della soluzione alle specifiche esigenze del tessuto produttivo e dei servizi.

La soluzione per il workforce management di Archimede è uno strumento completo, efficiente e tecnologicamente avanzato per ottimizzare l’efficienza organizzativa della produzione e dei servizi, un innovativo strumento che consente di rendere la gestione del personale sostenibile, organizzata, equa, trasparente, efficiente e soprattutto centrale rispetto agli obiettivi del piano per l’industria 4.0, eliminando inoltre improduttivi sprechi di risorse grazie a un approccio digitale, coordinato e automatizzato.

La nuova Suite Archimede HR 4.0:

  • è totalmente web, multi-browser, multidatabase e multilingua
  • è progettata per l’esecuzione a 64 bit
  • consente la gestione completa del processo di impiego del personale, la razionalizzazione e l’efficientamento dei processi lavorativi
  • permette il calcolo e la pianificazione ottimale delle risorse necessarie a ogni processo produttivo e di erogazione dei servizi
  • introduce la programmazione automatica, organizzata ed ottimizzata dei turni e la gestione del personale in assegnazione
  • consente a tutto il personale di accedere in ogni momento ai propri dati sempre aggiornati in real time, e di interfacciarsi con l’azienda per ogni comunicazione e richiesta di ferie, permessi, giustificativi, cambi turni anche da casa o da strumenti mobile
  • attua il monitoraggio e la variazione in tempo reale dell’utilizzo del personale in funzione delle esigenze impreviste che si possano verificare, con un drastico abbattimento di straordinari e reperibilità anche con l’uso automatizzato della banca ore e di altri istituti
  • permette la riconciliazione e la quadratura automatica delle attività effettuate con le timbrature e la possibilità del passaggio dati direttamente alle paghe, integrando o sostituendo gli applicativi di gestione presenze
  • consente il rilievo dell’inizio del lavoro e delle singole attività svolte attraverso una app integrata con la geolocalizzazione

Software gestione turni I vantaggi che scaturiscono dall’impiego della Suite HR 4.0 includono fra gli altri:

  • un risparmio immediato e concreto grazie all’automazione delle operazioni ricorrenti e all’introduzione di modalità ottimizzate per la pianificazione e la gestione del personale
  • la possibilità di introdurre un’innovazione continua nei processi di workforce management che preveda la ridefinizione dei fabbisogni e la riassegnazione del personale per adeguare i servizi offerti al mutare delle attività da svolgere
  • portare alla luce tutti i dati necessari per una gestione completa in tempo reale delle procedure di workforce management per prendere le decisioni operative più corrette ed economicamente vantaggiose
  • garantire una maggiore equità sociale attraverso una evidente trasparenza nelle logiche di assegnazione dei carichi di lavoro e della programmazione dell’organizzazione degli orari, oltre che nelle interfacce di dialogo fra aziende e lavoratori
  • implementare procedure avanzate di analisi di grandi moli di dati attraverso software specifici di business discovery

 

Come ridurre le assenze ingiustificate dal lavoro con i software per la turnazione

software per controllare assenze dal lavoro

Ben ritrovati sul blog di Archimede, fonte periodica di informazioni sul mondo del lavoro e sulle più importanti novità in ambito di gestione del personale.

Nello scorso articolo sui rischi per dipendenti assenteisti e dirigenti compiacenti abbiamo parlato di cosa possono subire i dipendenti assenti ingiustificati dal lavoro e i dirigenti che non vigilano sufficientemente sul corretto svolgimento delle mansioni assegnate: una situazione spiacevole distribuita a macchia di leopardo su tutto il territorio nazionale, che vede impiegati dello Stato intenti a svolgere faccende domestiche, a fare la spesa, a intrattenersi al bar o in altri generi di incombenze personali illecitamente durante l’orario di lavoro.

Nonostante l’impegno di innumerevoli dipendenti dello Stato, bastano pochi casi di cronaca eclatanti amplificati dai media nazionali per gettare un’ombra di discredito su un’intera categoria.

Le indagini sui furbetti del cartellino non sembrano accennare a diminuire e interessano ogni angolo dello Stivale: Avellino, Stroncone (TR), Caserta, Oppido Mamertina (RC), ma casi simili si contano anche in numerosi altri comuni della Penisola, come Foggia, Rossano, Asti: le accuse che possono gravare sugli ingiustificati assenteisti vanno da false attestazioni con modalità fraudolenta della presenza in servizio fino alla truffa aggravata e continuata ai danni di ente pubblico.

Insomma, nonostante le pesanti sanzioni previste per i lavoratori “furbetti” e per i dirigenti inadempienti, tali forme di illecito continuano a essere perpetrate in abbondanza.

Quali sono i rischi per i dipendenti assenteisti?

Con la nuova legge sui licenziamenti lampo è prevista la partenza d’ufficio del provvedimento (con 15 giorni destinati alla difesa e i restanti alla prosecuzione dell’istruttoria), mentre fino a oggi tale inizio era facoltativo.

Il dipendente “furbetto” rischia quindi:

  • L’allontanamento dall’ufficio nelle 48 ore successive all’accertamento, con conseguente avviamento dell’indagine accelerata
  • La riduzione dello stipendio del 50% dopo il primo mese di sospensione cautelare
  • Il licenziamento
  • Un’eventuale condanna per danno d’immagine dalla Corte dei conti

Tali rischi (che comprendono anche il licenziamento) si estendono anche ai dirigenti che non vigilano diligentemente, in quanto può formalizzarsi il reato di abuso di violazione del potere professionale qualora non si agisca per impedire il compiersi degli atti illegali.

Come ridurre le assenze ingiustificate dal lavoro con i software HR Archimede

Software per gestire turni di lavoro e assenze

I software HR della Suite Archimede si prestano a combattere tali tipi di truffe ai danni degli enti pubblici in quanto:

  • Aumentano la produttività sul lavoro per mezzo di sistemi di verifica in tempo reale delle presenze e dello svolgimento dei turni che riscontrano assenze ingiustificate
  • Riducono il possibile insorgere di conflitti sindacali mediante una più equa e trasparente ripartizione dei carichi di lavoro
  • Permettono di risolvere problemi di turni eccessivamente lunghi o di incorretta alternanza tra le risorse umane coinvolte, necessità frequenti specialmente nell’ambito sanitario

Turni@rc, il modulo della Suite Archimede HR preposto alla programmazione dei turni di lavoro, permette di definire i carichi ottimali di lavoro da assegnare a ogni singola risorsa e di garantire l’impiego ottimale delle risorse al fine di evitare per quanto possibile il ricorso a costose reperibilità e improduttivi straordinari.

Il modulo Interfacce Esterne di Turni@rc consente di abbinare il piano di staff scheduling ai dati di consuntivo provenienti dai sistemi di rilevamento presenze per generare una analisi di corrispondenza a prova di errore, utile a verificare se tutti i dipendenti sono intenti a svolgere le proprie mansioni, grazie a un piano visivo completo di documentazione fotografica messo a disposizione della dirigenza.

Software per programmare turni - Portale dei dipendenti

Il modulo Analis@rc della Suite mette a disposizione della dirigenza avanzati strumenti di business intelligence per l’analisi dei costi della turnazione del lavoro (come l’impiego degli straordinari e delle ore di lavoro rispetto al monte ore) e per verificare il rispetto con continuità dei vincoli e delle regole stabilite dall’azienda.

Dallo storico di redditività dell’impiego del personale e dalla previsioni prodotte, è possibile verificare a consuntivo la convenienza a proseguire con i medesimi piani di turni anziché nel cambiarli per implementare uno staff scheduling più consono alle reali esigenze degli utenti.

Il modulo Oper@rc, invece, fornisce agli addetti alla turnazione un quadro aggiornato in tempo reale sullo stato della forza lavoro a partire dalle timbrature acquisite, per permettere di verificare l’esatto match tra i turni assegnati e le presenze riscontrate.

Software per creare turni di lavoro

Grazie all’interfacciamento verso i più comuni software di rilevazione presenze è possibile esportare i dati dei turni elaborati e di ricevere i dati delle timbrature provenienti dai lettori del badge per avere un quadro online degli operatori presenti anche nelle sedi periferiche, generando un sistema di controllo presenze sul lavoro coordinato attraverso un unico flusso omogeneo che permette una comunicazione giornaliera agli uffici di controllo della Direzione.

 

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Come Risolvere le Difficoltà nella Gestione dei Turni della Sanità

Gestione turni ospedali - Software turnazione

Ben ritrovati sul blog di Archimede, società umbra che da oltre 20 anni mette a disposizione di realtà pubbliche e private il proprio know how e la propria esperienza per migliorare la gestione del lavoro attraverso un software per il workforce management in grado di rendere più efficiente, flessibili e meglio organizzate le attività di time scheduling.

Abbiamo già parlato dei cambiamenti intercorsi nella gestione dei turni della sanità dopo il 25 novembre scorso, tuttavia i problemi nella gestione della turnazione sanitaria non sono affatto svaniti dopo l’entrata in vigore dell’articolo 14 della Legge 161/2014: vediamo come, e se, si sta evolvendo l’organizzazione del personale negli ospedali e se esistono dei modi per fare fronte ai problemi organizzativi che rischiano di avere serie ripercussioni sulla salute dei cittadini.

Gestione turni sanità: perché i problemi permangono?

Il recepimento effettivo nel nostro Paese della norma europea che prevede turni di lavoro non oltre le 13 ore e un riposo minimo di 11 ore al giorno non è affatto, come si potrebbe pensare, di immediata e semplice applicazione pratica, in quanto innumerevoli strutture sanitarie del nostro Paese riescono a fare fronte alla consistente mole lavorativa solamente grazie a medici e infermieri che sacrificano il loro diritto al riposo pur di venire incontro alle esigenze di cura dei cittadini.

Secondo l’ultima indagine di Anaao Assomed il personale ospedaliero del nostro Paese è sottoposto a condizioni di lavoro proibitive: si parla anche di otto turni notturni al mese e di duecento pazienti da visitare per notte anche per persone che hanno superato i cinquant’anni.

È risultato che il 44.7% degli intervistati da Anaao (un campione di mille camici bianchi) supera il limite settimanale delle ore lavorative e oltre metà svolge prestazioni lavorative senza alcuna retribuzione, con buona pace dei paletti imposti dalla Legge 161/2014.

A riprova di questa situazione di malessere generalizzato, ostetriche e infermieri hanno portato alla luce una situazione di disagio presso l’Ospedale Maggiore di Parma: 178 dipendenti lamentano una quantità di lavoro in costante aumento a cui sono costretti a fare fronte rinunciando progressivamente a ferie e permessi, un avvicendarsi di turni massacranti che può certamente influire sul benessere delle partorienti e dei cittadini che si affidano ai servizi di questo importante centro medico.

Come risolvere i problemi nella gestione dei turni negli ospedali?

Il progressivo definanziamento dell’impianto sanitario, la riduzione dei posti letto e dei turnover perpetrato da anni a questa parte altro non fa che peggiorare questa situazione di disagio sia per il personale ospedaliero che per i cittadini; contribuiscono al malfunzionamento generale ovviamente i criteri di assegnazione delle singole direzioni delle risorse stanziate dagli enti pubblici: a questo proposito, infatti, la Corte dei Conti di Napoli sta indagando su somme indebitamente spese in violazione dei paletti stabiliti dalla spending review da aziende sanitarie e ospedaliere campane.

Ovviamente, la soluzione astrattamente “più facile” per garantire un corretto ciclo di lavoro e relax nelle ASL, negli ospedali, nelle case di cura e di riposo sarebbe un aumento dell’organico consono alle esigenze effettive delle strutture sanitarie: nel momento in cui scriviamo, tuttavia, dal Ministero della salute non sono state autorizzate le assunzioni previste, e il deficit in termini di personale a disposizione comporta un aggravio in termini di fatica sempre crescente a carico degli stessi dipendenti.

Le soluzioni di Archimede S.r.l. per il workforce management della sanità, ovviamente, non possono incidere sull’incremento di dotazione organica, ma possono provvedere a un altro aspetto cruciale, l’organizzazione dei turni degli ospedali, delle ASL e delle case di cura e di riposo.

Archimede ha già avuto modo di confrontarsi e di risolvere concretamente le esigenze di gestione dei turni negli ospedali: nel caso dell’Ospedale Pediatrico V. Buzzi di Milano, ad esempio, l’adozione della Suite Archimede per il worforce management e la regolazione di un time scheduling corretto e strutturato permettono al CUP degli Istituti Clinici di Perfezionamento di Milano (che sovrintende a quattro dei più importanti presidi ospedalieri dell’area milanese) di ottimizzare la distribuzione delle risorse.

Gestione turni sanità - Software per fare turni

La sanità è uno dei settori che maggiormente dimostra di avere bisogno di sofisticati, efficienti e flessibili software per la gestione del personale: non per niente la divisione Human Resources di Archimede ha stipulato una partnership con ARIS –  una delle più importanti reti di strutture socio-sanitarie in Italia con oltre 50 anni di attività alle spalle – per aiutare le case di cura medie e piccole a organizzare con più flessibilità e facilità la distribuzione dei turni.

Gestione turni ospedali - Programmi per fare turni
L’applicazione Turni@rc, in particolare, consente di:

  • Visualizzare i carichi di lavoro delle human resources attraverso una comoda e intuitiva interfaccia grafica
  • Produrre il calendario dei turni più indicato a partire dai vincoli di Legge, dai regolamenti interni, dalle disponibilità di risorse umane e dalle esigenze organizzative per generare uno scheduling personalizzato
  • Creare profili personalizzati per permettere a ogni utente di visionare i turni dei reparti ai quali è stato autorizzato, salvaguardando la privacy degli addetti in turnazione

E tu cosa ne pensi di questa situazione? Facci conoscere la tua opinione commentando l’articolo sulla nostra pagina Facebook o G+!