La Gestione dei Turni di Lavoro degli Infermieri: Come Affrontare le Più Diffuse Criticità

Gestione turni di lavoro degli infermieri

Ben ritrovati sul blog di Archimede,
società di sviluppo software per le human resources attiva da quasi 25 anni che si occupa di contribuire all’ottimizzazione della forza lavoro nel panorama nazionale.

La gestione dei turni di lavoro è una fase operativa che coinvolge diverse fasce del personale sanitario (medici, OSS, infermieri, tirocinanti…) e che produce risvolti pratici considerevoli nell’impiego del personale in quanto incide sia sull’efficienza del servizio erogato agli assistiti che sul benessere psicofisico degli occupati.

Essa richiede una corretta integrazione tra le figure professionali deputate alla pianificazione e quelle chiamate allo svolgimento dei turni, la capacità di verifica periodica delle scelte adottate per garantire la copertura dei posti letto e per ridurre fenomeni di burn out nel personale. L’analisi dei trend storici  consente di vagliare strategicamente la redditività delle scelte intraprese per individuare le eventuali inefficienze da correggere.

Le risorse umane sono uno degli asset di maggior rilievo negli enti sanitari – con tutte le implicazioni del caso, anche a livello di bilancio – e agire sulla loro organizzazione significa incidere considerevolmente sull’efficienza dell’assistenza infermieristica. Può accadere che negli ospedali si ricorra per la programmazione dei turni ancora a strumenti manuali come fogli di calcolo che, non essendo concepiti per sopperire a compiti organizzativi, non permettono di tracciare le variazioni effettuate nel tempo e di gestire gli accessi secondo autorizzazioni per livelli di privacy: vedremo a seguire come i software per la gestione delle risorse umane consentano di superare i limiti che ostacolano la efficienza delle elaborazioni.

Turni di infermieri da 12 ore, carenze di organico e affaticamento

Gestione turni infermieri presso ospedali

Abbiamo visto negli scorsi approfondimenti come la gestione dei turni nelle case di cura e di riposo influisce nel benessere degli occupati: un eccessivo affaticamento provoca ripercussioni sull’umore, la capacità di concentrarsi, oltre al possibile insorgere di malattie cardiache per il personale sanitario.
Fin dall’approvazione del D.lgs n.66 (attinenti alla Direttiva Comunitaria 93/104 del 23 novembre 1993) si discute di come mettere in pratica le normative che impongono:

  • Almeno 11 ore di riposo consecutivo
  • Non oltre 36 ore di lavoro settimanali per il personale di comparto e non oltre 38 per la dirigenza

Per non parlare del discorso della pronta disponibilità, che andrebbe distinta tra quella attiva (garantirsi completamente a disposizione per la chiamata in ogni momento) e passiva (mantenersi a disposizione pur dedicandosi ad attività rilassanti) le quali dovrebbero incidere diversamente sul conteggio delle ore di riposo effettivo, frazionato o meno.

Purtroppo coprire le assenze per gli enti sanitari non è affatto facile: in attesa degli sblocchi delle assunzioni, ciò richiede spesso agli infermieri di impegnarsi in turni massacranti – anche 12 ore di seguito! – con tutte le implicazioni del caso. La gravosità dei turni di lavoro per gli infermieri è un problema serio e di interesse costante, studi scientifici hanno riscontrato la presenza di lesioni muscolo scheletriche sugli infermieri,  la cui gravità si incrementa al ridursi dei tempi di riposo, e addirittura gli infermieri compaiono al primo posto tra gli addetti sanitari colpiti da tali patologie.

Purtroppo, ospedali, aziende sanitarie ed enti similari soffrono di:

  • Carenza di organico
  • Mancanza di turn over
  • Orari estenuanti dettati dalla scarsità del personale adisposizione

e tali fardelli rendono estremamente arduo applicare nella pratica le normative sul riposo minio per gli infermieri.

I carichi di lavoro eccessivo e i tagli del personale rendono sempre più insostenibile le mansioni del personale infermieristico, dato che il tabellone dei turni richiede sempre di essere riempito nelle 224 ore.

Abbiamo visto nel corso degli anni diversi “stratagemmi” messi in atto per aggirare l’applicazione effettiva delle regole, ma la realtà, stando a uno studio degli scorsi mesi della Federazione italiana delle aziende sanitarie e ospedaliere, è che nel 55% dei casi le 11 ore di riposo sono soltanto un sogno, e che al contempo tali violazioni si sono rese necessarie per mantenere il servizio accettabile con le esigue risorse umane a disposizione. Il problema è a dir poco complesso e dall’entrata in vigore della legge 16/10/2014 siamo ancora qui a parlarne.

Tale situazione di affaticamento gravoso e continuo travalica le pareti degli ospedali e atterra in quelle dei tribunali, come ci dimostra il caso della ASL X di Genova, il cui blocco operatorio ha contestato il ricorso alla pronta disponibilità in misura superiore e costante a quella prevista dal CCNL: la sentenza del Tribunale di Appello di Genova ha dato ragione alla ASL, ma questo ci da il sentore del clima di sofferenza diffuso sul territorio.

La collaborazione tra personale infermieristico e servizi informatici permette di infondere la conoscenza pratica delle esigenze organizzativi in strumenti che rendano la programmazione dei turni flessibile e del tutto tracciabile: scopriamo come i software per la turnazione infatti recepiscono in queste esigenze e la elaborano

I software per la gestione dei turni a sostegno degli infermieri

Gestione turni di lavoro degli infermieri

Come applicare gli strumenti che la tecnologia ci mette a disposizione per supportare la dirigenza sanitaria nell’opera di risoluzione delle problematiche inerenti l’impiego delle risorse umane?
L’organizzazione sanitaria ha il compito di supervisionare alla corretta assegnazione dei turni secondo criteri di efficienza e di appropriatezza: posto che ovviamente nessun software è in grado di risolvere carenze di organico, è auspicabile è mettere in campo procedure automatizzate che rendono più flessibile e meno soggetta a errori l’attribuzione dei carichi di lavoro.  Il pianificatore dei turni si trova quindi a mediare tra le esigenze degli addetti (sia organizzative che personali) e di quelle della direzione, mantenendo un soddisfacente grado di espletamento del servizio pur con un occhio al benessere degli occupati.

I software per la gestione delle risorse umane devono agevolare il coordinatore nelle fasi di pianificazione dei carichi di lavoro da attribuire nell’ottica dei fabbisogni stimati nella fase di pianificazione e delle effettive disponibilità presenti, e considerando le esigenze pianificate (formazione e aggiornamento, ferie programmate, congedi…) che richiedono specifici aggiornamenti.

I programmi per la gestione della turnazione devono dimostrarsi:

  • flessibili, per implementare variazioni nei piani di assegnazione man mano che si presentano eccezioni alle stime iniziali
  • capaci di agevolare l’operatore nello sperimentare diverse combinazioni di turni per valutare quella più conforme alle esigenze del caso
  • in grado di mostrare in una efficace forma visiva le assegnazioni del momento e di rapportarle al piano generale dei turni ipotizzato per evitare sovrapposizioni o carenze
  • ricettivi alle variazioni dal piano designato (per malattie e impedimenti straordinari) per evidenziare le alternative a disposizione
  • abilitati a estrapolare informazioni che serviranno ai centri di costo per rapportare i costi dell’impiego del personale ai ricavi assegnabili a ciascuna unità

Per rispondere a queste esigenze, Archimede da quasi 25 anni si occupa di formare i coordinatori infermieristici su come applicare una logica efficiente nei processi organizzativi, tesa a tutelare per quanto possibile il benessere degli addetti in turnazione e a verificare a consuntivo la scelte intraprese per migliorare i processi successivi.

La Suite Archimede HR permette di avvalersi di una rappresentazione visiva aggiornabile in real time della situazione dei turni pianificati ed effettivamente svolti, che evidenzia le discrepanze e permette di indagarne sulle cause.

Con il modulo Piani@rc, attraverso la fase di stima si raccolgono le informazioni sulle risorse umane a disposizione, le rispettive skill, e si confrontano con quelle richieste dal corretto svolgimento dei servizi: questa fase viene svolta generalmente una volta sola per periodi medio-lunghi (mesi, talvolta anche per un anno se non sono previste variazioni particolari) e può essere applicata anche in rapporto alle esigenze future (ad esempio, sulla base delle stime derivanti dalla possibile assegnazione di nuovi reparti).

Nella fase di programmazione dei turni infermieristici si procede con il modulo Turni@rc ad assegnare i turni pianificati alle singole risorse tenendo conto:

  • dell’equità di attribuzione dei periodi più faticosi (notturni e festivi in primis) per cercare di non generare scontenti
  • della possibile varietà di situazioni che possono verificarsi a fronte di imprevisti e picchi periodici
  • delle eccezioni pianificate (permessi per eventi famigliari) e non (assenza per malattia) per correggere di conseguenza le attribuzioni dei turni
  • dell’organico giornaliero a disposizione, per evitare per quanto possibile di ricorrere a costosi reperibilità e straordinari
  • della effettiva sostenibilità rispetto al carico di lavoro già gravante sugli addetti e nel rispetto della normativa sui turni di lavoro negli ambienti sanitari

Grazie all’adozione di matrici statiche e dinamiche nella pianificazione si persegue l’equità nell’assegnazione dei turni notturni e diurni e si prefigge al contempo la continuità nell’assegnazione dei servizi.  Con l’impiego dell’istituto del monte ore si riduce inoltre il ricorso a costosi straordinari garantendo la possibilità di recuperare con il riposo dovuto le ore di lavoro svolte compatibilmente con le esigenze della struttura.

Il modulo Oper@rc risponde alla necessità di essere al corrente in ogni momento della disposizione del personale in turno, offre infatti una schermata di facile interpretazione visiva per mezzo della quale si può monitorare in tempo reale ogni evento e imprevisto operativo, al fine di rimediare tempestivamente a eventuali  divergenze non previste.

Nella fase di analisi a consuntivo la direzione provvede a valutare l’efficacia delle scelte intraprese per individuare possibili aspetti di miglioramento: Analis@rc è l’applicativo della Suite Archimede che consente di utilizzare gli strumenti di Business Intelligence per verificare l’efficacia del calcolo dei turni di lavoro nonché di effettuare analisi e raffronti anche con altri dati aziendali strutturati.

 

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La Gestione dei Turni di Lavoro nelle Case di Cura e di Riposo: Come Risolvere le Problematiche

gestione turni case di cura

Ben ritrovati sul blog di Archimede, società specializzata nelle soluzioni per l’ottimizzazione della forza lavoro e nei software per la gestione dei turni di lavoro.

In Svezia, si è fatto un gran parlare dell’idea di introdurre negli uffici e pubblici e nelle aziende un orario di lavoro di solamente 6 ore anziché di 8 ore giornaliere per garantire agli addetti la possibilità di riposarsi degnamente e di trascorrere più tempo con la famiglia. Chiaramente, è un quadro che si regge in piedi solamente se vengono introdotte nuove risorse lavorative per coprire la restante parte dei servizi.

E in Italia, come è la situazione dei turni di lavoro nelle strutture sanitarie?

gestione turni case di cura

 

La gestione dei turni nelle case di cura e di riposo: perché è così importante

Le residenze sanitarie come le case di cura e di riposo sono una delle categorie di strutture che, data la delicata natura assistenziale del loro operato, manifestano una esigenza più stringente di gestire in maniera puntuale e rispondente i turni di lavoro. Il personale delle case di cura e di riposo può suddividersi tra dipendenti in pianta stabile e organico stagionale, tra contratti full time e part time (orizzontali e verticali), oltre agli operatori richiamati appositamente per rispondere a periodi particolari di emergenze e di picchi di lavoro non prevedibili a priori: tutte queste varietà di tipologie introducono numerose variabili nell’organizzazione della forza lavoro turnista e rendono lo scheduling una attività complessa e facilmente suscettibile inefficienze.

L’organizzazione della turnistica, in ambienti come questi i cui operatori sono soggetti a grande stress mentale prima ancora che fisico, ha una doppia valenza sia operativa – per assicurare il corretto espletamento del servizio – che salutare, in quanto deve garantire una corretta assegnazione dei riposi e dei festivi per garantire il benessere degli occupati e ridurre al minimo contestazioni e malcontenti.

All’incirca un anno fa entrava in vigore il decreto legislativo che comportava l’adozione delle regole previste dall’UE in materia di riposo dal lavoro, in particolare si descrivevano inderogabili:

  • un’astensione dal lavoro di almeno 7 ore
  • un ammontare di almeno 11 ore di riposo consecutive all’interno del ciclo giornaliero di 24 ore
  • un giorno di riposo settimanale commisurato a un periodo medio di 14 giorni
  • durata dell’orario di lavoro non oltre le 48 ore (media di un periodo semestrale)
  • orario ordinario di lavoro di 36 ore per il personale di comparto e di 38 per la dirigenza

ma l’adozione di tali norme si è rilevata quantomeno lacunosa se non disattesa del tutto a causa delle difficoltà operative e di organico insufficiente.

Di fatto, chi pratica il lavoro a turni nelle case di cura e di riposo può contare su un giorno di riposo ogni cinque (6 giorni al mese), mentre chi svolge gli ordinari orari di lavoro matura il riposo del weekend (due giorni a settimana per quattro settimane). Tuttavia, è di comune conoscenza che prestare servizio oltre il proprio turno di lavoro – al fine di accumulare un riposo più consistente alla fine del periodo tutto in una volta – espone alla possibilità di commettere sbagli per disattenzione da stanchezza.

Non ultimo, c’è il problema per il personale infermieristico di onorare gli impegni lavorativi senza trascurare la famiglia – in particolare considerando la stragrande maggioranza del genere femminile nelle professioni assistenziali sanitarie – cercando di ritagliarsi un po’ di tempo per la vita privata al di fuori del lavoro.

Il lavoro diviso in turni impostato senza tenere conto delle effettive necessità – biologiche e sociali – dell’individuo porta quindi a una molteplicità di problemi tra cui:

  • problemi nel relazionarsi con altri a causa della discrepanza dei rispettivi orari liberi (spesso chi lavora secondo i turni è libero mentre gli altri lavorano e viceversa)
  • difficoltà nel passare tempo libero con i propri familiari a causa dei rispettivi impegni, con conseguenti ricadute sulla tenuta familiare
  • riduzione del sonno con conseguente peggioramento dell’umore (stanchezza mentale, difficoltà a concentrarsi, ansia, crisi depressive, manifestazioni di aggressività) a causa dell’alterazione del ciclo circadiano
  • eventualità di soffrire di problemi digestivi (poiché si tende a mangiare in orari non convenzionali) nonché di obesità e di diabete per via del metabolismo sfalsato
  • possibilità di venire aggrediti da malattie cardiovascolari per l’alterazione del circuito sonno-veglia
  • peggiori prestazioni lavorative (minore cooperazione di squadra, maggiore conflittualità, incremento di assenze per malattie

 

Perché la gestione dei turni di lavoro incide sulla redditività delle case di cura e di riposo?

turni di lavoro case di curaL’erogazione dei servizi sanitari è una attività non stop, 24 ore il giorno, 365 giorni l’anno, per cui richiede alla direzione del personale di residenze sanitarie uno scheduling esteso a una molteplicità di reparti e commisurato sia alle esigenze di fabbisogno che alle effettive disponibilità, compito purtroppo spesso svolto semplicemente con fogli di calcolo che non sono né aggiornabili automaticamente né adatti a rendicontare le variazioni.

Dobbiamo considerare che gli orari di lavoro si suddividono in

  • Lavoro ordinario
  • Lavoro straordinario
  • Fascia di riposo
  • Lavoro notturno (quello che comprende almeno un’ora dalle 22 alle 6)

ciascuno con particolari necessità e disposizioni del personale che variano in base agli skill richiesti e alle disponibilità/preferenze degli operatori.

Per quanto riguarda l’organizzazione dei turni di lavoro, i pianificatori si trovano chiamati in causa nell’essere parte attiva nella risoluzione delle più comuni problematiche quali:

  • l’attribuzione dei carichi di lavoro nei giorni festivi ripartita equilibratamente tra i vari operatori disponibili
  • garantire una presenza continua del personale per l’accudimento dei pazienti senza scoperture
  • l’assegnazione dei riposi secondo calcoli equi e trasparenti

Ogni volta che, per sopperire a scoperture causate da una inadeguata pianificazione e si ricorre a persone che hanno già svolto il proprio turno di lavoro, si sostiene una doppia spesa a livello di

  • retribuzione dello straordinario (superiore a quella ordinaria)
  • maggiore sfinimento fisico e mentale delle risorse coinvolte, che necessiteranno di ulteriore tempo per riprendersi e che non avranno essendo in seguito richiamate ai propri

La direzione del personale può tentare quindi Influenzare positivamente la produttività del lavoro attraverso:

  • la riduzione al ricorso a turni di lavoro superiori alle 8 ore (benché praticati anche quelli da 12 ore, essi affaticano maggiormente gli addetti con conseguente calo di produttività)
  • il dirimere situazioni di conflittualità interna grazie a una più equa attribuzione dei carichi di lavoro e rendendo manifesta la giustezza nei criteri di assegnazione
  • l’introduzione di misure fisiche in grado di ampliare il comfort degli occupanti o di semplificare la vita professionale e lavorativa

 

Suite Archimede HR: come gestire i turni di case di cura e di riposo con equità ed efficienza

Una pianificazione dei turni di lavoro che miri a evitare surplus di personale disponibile in certi momenti e carente in altri è fondamentale per ridurre gli impatti dei costi variabili del personale: una maggiore efficienza nella organizzazione interna – riducendo il ricorso a costosi straordinari e reperibilità – si traduce chiaramente in una migliore capacità di rispondere alle esigenze del clienti.

Un software per la gestione dei turni di case di cura e di riposo come l’applicazione Turni@rc della Suite Archimede HR permette di impostare regole di attribuzione ai turni personalizzate in base alle esigenze biologiche e sociali dei singoli addetti (esenzioni per motivi di salute, necessità di alternarsi a casa tra coniugi impegnati negli stessi reparti…) grazie a una specifica predisposizione lato gestione delle anagrafiche e alle richieste di ferie e assenze motivate (maternità, malattia…) inoltrate ai pianificatori attraverso l’apposito portale dei dipendenti Infoturni.

Software gestione cambio turni Infoturni

Turni@rc permette:

  • di organizzare i turni di lavoro in maniera intuitiva segnalando i turni con efficaci fasce colorate
  • di garantire la possibilità agli addetti di recuperare le ore di servizio prestate in accesso con l’istituto del monte ore
  • di assegnare gli operatori a uno o più reparti e di lasciarli monitorare da specifici supervisori piuttosto che da altri in base alle autorizzazioni concesse per ragioni di privacy
  • assegnare i compiti in base agli skill posseduti dalle risorse a disposizione e di quelle necessitate
  • approvare richieste di cambio turno sia in maniera automatica per snellire i compiti dei responsabili di reparto che in maniera manuale
  • di inoltrare richieste di sostituzione indicando direttamente con chi fare il cambio turno oppure permettendo al programma di scegliere autonomamente

programma gestione turni

Per quanto riguarda il supporto decisionale alla direzione delle case di riposo e di cura, l’applicazione Piani@rc di Archimede – scalabile a partire dalle esigenze di utilizzo – permette di impostare simulazioni in vista di cambiamenti delle esigenze di lavoro (come in occasione dell’apertura di nuovi reparti) per appurare le ricadute in termini di fabbisogni effettivi e di costi di impiego, varando anche singoli parametri per volta per desumere gli impatti sulla produttività attesi.

Grazie all’applicazione Oper@rc l’ufficio del personale, in accordo con la direzione sanitaria, è possibile verificare e rendicontare in real time le discrepanze tra i carichi di lavoro pianificati e quelli realmente svolti grazie all’integrazione con i software di rilevazione accessi nativi oppure esterni alla suite.

Programmi per gestire i turni di lavoro - Oper@rc

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La Gestione dei Turni dei Call Center: Come Renderla Più Efficiente

Come funziona lo SPID, guida al PIN unico

Ben ritrovati sul blog di Archimede, società specializzata nelle soluzioni per l’ottimizzazione della forza lavoro e nei software per la gestione dei turni di lavoro.

La gestione dei turni nei call center: un’attività cruciale

Tra le strutture che effettuano il lavoro a turni, i call center si configurano come una delle tipologie dalle esigenze più stringenti: a seconda del settore nel quale operano possono essere attivi anche 24 ore su 24 e 7 giorni su 7; gli operatori, a seconda delle mansioni previste dal contratto, possono essere ridisposti su differenti postazioni nel corso della giornata per rispondere a diverse tipologie di chiamate, programmazione che richiede una decisa flessibilità e capacità di seguire le disposizioni per offrire alla dirigenza un quadro aggiornato della situazione del lavoro.

I call center possono essere interni se di proprietà di strutture di grandi dimensioni – sia pubbliche che private – oppure lavorare come società di esternalizzazione di servizi di assistenza telefonica oppure di promozione commerciale: nel caso si tratti di società esterne, si manifesta anche l’esigenza di parametrizzare la curva di fabbisogno su ogni commessa aperta, per rendicontare costi e impieghi del personale ai rispettivi committenti.

Queste molteplici esigenze di natura operativa, amministrativa ed economica rendono la gestione del personale dei call center una attività complessa e cruciale per la redditività aziendale: è già successo in passato che i call center fossero messi sotto accusa per le difficoltà di rispondere prontamente alle esigenze dei cittadini, necessità pratiche a cui occorre rispondere con software per la gestione dei turni dei call center alimentati da potenti algoritmi di ottimizzazione della distribuzione del personale a partire dalle curve delle chiamate e in grado di prevedere il corretto fabbisogno del personale e degli skill richiesti.

Gestione dei turni per call center – Le principali esigenze

Rivoluzione Industriale 4.0 e lavoroIl processo di pianificazione – che si svolge una volta per periodo, es. annualmente o mensilmente – consente di stabilire i fabbisogni in termini di risorse umane, di skill possedute, di reperibilità garantite, ed è alla base della successiva fase di gestione operativa del personale che, a partire dalle specifiche di turnazione e dalle caratteristiche degli addetti – numero di ore previste da contratto, preferenze, skill possedute – produce un piano di turnazione adatto alle specifiche del call center in questione.

Il processo di pianificazione dei turni per call center consente, sulla base della produttività media desiderata, di dare forma a differenti simulazioni del piano di lavoro impostando i valori desiderati e variando molteplici parametri per verificare gli impatti sull’impiego di ogni situazione ipotizzata.

Grazie ai software di pianificazione si possono calcolare gli effetti sui fabbisogni delle risorse al variare delle esigenze – ad esempio, quante persone in più servono dopo la presa in gestione di nuovi sportelli – oppure a seconda del periodo dell’anno: nel periodo estivo, ad esempio, le chiamate ai servizi di manutenzione delle aziende di climatizzatori aumentano, ciò richiede una maggiore disponibilità di persone per coprire il servizio, e il workforce management per call center ne deve tenere conto.

Per assicurare una profittevole creazione di piani di lavoro, molti contact center fanno uso di software di workforce management che consentono di:

  • Pianificare il giusto numero di addetti per evitare risorse in eccesso oppure inferiori al minimo
  • Garantire una copertura completa e costante del servizio di erogare
  • Integrare le chiamate con un sistema di analisi statistica per evidenziare i trend reddituali delle risorse
  • Attribuire i costi del personale alle specifiche commesse a cui fanno riferimento

Software per i turni dei call center – Caratteristiche e funzionalità

La programmazione dei turni non si riduce alla mera predisposizione del carico di lavoro da distribuire ma nella concretizzazione di un piano di lavoro efficiente ed efficace, configurato per garantire l’equità di trattamento e di distribuzione dei riposi al fine di evitare contestazioni sindacali e per assicurare un clima di lavoro quanto più possibile e sereno.

La creazione dei turni per call center permette di definire turni di lavoro specifici per giorni feriali e festivi – il tasso di chiamate può variare a seconda che si lavori o meno – per la contrattualistica che viene applicata alle risorse – l’impiego part time e full time viene inserito nelle anagrafiche e considerato nell’assegnazione dei compiti.

Dal punto di vista economico, lo staff scheduling dell’impiego del personale come attività di business permette di controllare in maniera più incisiva quel complesso di voci – anche il 90% dei costi a bilancio – che incidono direttamente sulla profittabilità dell’attività dei contact center, e di ridurre il più possibile i costi variabili come reperibilità e straordinari attraverso un uso mirato del monte ore per gestire recuperi e disponibilità.

industria 4.0 software personaleL’organigramma del contact center, se trattasi di strutture complesse, può prevedere la necessità di abilitare addetti alla visione solamente di una parte dei turni oppure di programmare la pubblicazione del piano dei turni successivamente alla loro realizzazione. L’applicativo di workforce management deputato deve quindi prevedere livelli di autorizzazione per qualifica da attribuire agli operatori per salvaguardare la privacy delle aree gestite.

I software per la gestione dei turni di call e contact center permettono di:

  • Creare un piano di assegnazione dei turni che tenga conto di specificità contrattuali – turni part time orizzontali e verticali – nonché, delle specifiche esigenze ed esenzioni, di vincoli di Legge – ore di riposo minimo garantito
  • Prevedere fasce alterne di attribuzione dei turni ai singoli addetti (ad esempio, una settimana il turno mattutino e quella successiva il turno pomeridiano
  • Verifica in tempo reale della completa copertura del piano di turni assegnato tramite integrazione con i sistemi aziendali di rilevamento presenze per correggere eventuali discrepanze
  • Calcolare il costo e la redditività dello staff scheduling e valutare i trend computando i valori ottenuti dallo storico aziendale
  • Migliorare la soddisfazione degli utenti finali riducendo al minimo i tempi di attesa prima della risposta di un operatore

Gestione turnazione per call center – Suite Archimede HR

La Suite Archimede HR per la gestione e l’impiego della turnazione è un applicazione web based, scalabile e multidatabase che viene impiegato da numerosi call center per l’ottimizzazione dei turni di lavoro: tra i principali clienti in quest’area si annoverano tra gli altri:

  • Network Contacts, outsourcing di una delle tre principali compagnie telefoniche italiane e di gruppi bancari ed energetici, 3.000 persone tra addetti in turnazione, pianificatori e team leader
  • Poste Italiane, principale società italiana in ambito di recapito postale, con la Divisione Mercato Privati e Postecom

Le soluzioni software ovviamente sono disponibili sia nella modalità licenza d’uso (on premise) così come in servizi di turnazione in SaaS, per consentire al cliente di delegare le incombenze tecniche di manutenzione al fornitore del servizio.

La soluzione HR implementa contatori di programmazione aggiornati in tempo reale che offrono l’effettivo vantaggio di offrire rendicontazioni e strumenti previsionali sempre basati sulla situazione effettiva.

Software per i turni di lavoro - Suite Archimede 4.0

La Suite Archimede HR 4.0 – ispirata ai principi di innovazione della rivoluzione industriale 4.0 – implementa numerose funzionalità ispirate e sviluppate attorno al mondo dei call center: a partire dall’ipotesi delle curve delle telefonate il sistema permette di:

  • Aggiornare saldi, disponibilità e presenze in tempo reale: l’applicazione prevede il ricalcolo immediato dei valori per garantire una visualizzazione sempre corretta dei dati delle presenze e della turnazione
  • Prevedere regole bloccanti e non bloccanti per permettere o meno eccezioni al piano dei turni ma riportando sia visivamente che come alert ai pianificatori di ogni variazione effettuata
  • Gestire in tempo reale gli imprevisti che si verificano grazie a una visualizzazione real time dello stato del lavoro assegnato
  • Ridurre il più possibile il ricorso agli straordinari per merito dell’istituto del monte ore che – agganciandosi allo storico dei turni eseguiti – consente di recuperare il credito di ore maturato dai singoli dipendenti
  • Ambiente di data warehousing: l’integrazione delle attività alle postazioni con software di business intelligence permette di raccogliere i dati inerenti all’impiego del personale per tracciare report utili alla direzione aziendali ai fini delle valutazioni sull’impiego delle risorse umane

Programma per creare report turni di lavoro - Analis@rc

La creazione di un flusso dati omogeneo dal rilevamento presenze alla gestione dei turni consente di trasferire le informazioni alla base dell’elaborazione dei cedolini fino agli professionisti e agli studi contabili deputati al payroll in outsourcing riducendo sensibilmente la possibilità di commettere sbagli grazie al matching tra le applicazioni HR coinvolte nel processo di elaborazione delle buste paga.

Naturalmente, ogni scelta di cambio turno può essere autorizzata manualmente oppure in automatico dal programma, pur mantenendo traccia della variazioni introdotte, di chi le ha richieste e autorizzate, per una massima trasparenza nella pianificazione dei carichi di lavoro.

Il portale del dipendente Infoturni della Suite HR è un modulo semplice da usare per mettere in comunicazione il personale in turnazione e i pianificatori al fine di scambiare richieste di cambi turni, ferie e giustificativi. Gli operatori possono chiedere di essere sostituiti da altri addetti scelto nello specifico così come demandare tutto alle decisioni del programma, il quale attinge alla lista di reperibilità scegliendo la risorsa sulla carta più indicata.

Software per programmare turni - Portale dei dipendenti

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La Rivoluzione Industriale 4.0: Innovazioni e Incentivi per il Mondo del Lavoro

Rivoluzione Industriale 4.0 e lavoro

Ben ritrovati sul blog di Archimede, società specializzata nelle soluzioni per l’ottimizzazione della forza lavoro e nei software per la gestione dei turni di lavoro.

L’industria 4.0 – dicitura nata un decennio or sono in ambito tedesco – è ancora oggi un fenomeno di non completa definizione e in perenne evoluzione, ma che vedrà di certo una spinta verso una produzione automatizzata e interconnessa, un incremento di interesse nella robotizzazione, nella tecnologia in cloud, nelle grandi moli di dati e nella flessibilità del mondo del lavoro, il tutto finalizzato a una riduzione dei costi e a un’ottimizzazione delle prestazioni.


Robotica, big data, intelligenza artificiale
sono soltanto alcuni dei settori interessati da questa promettente mole di sviluppi nell’ottica di una produzione automatizzata e sinergica e sempre più digitalizzata, basata sulla condivisione in cloud dei dati e sulla virtualizzazione del core delle attività produttive.

La quarta rivoluzione industriale ambisce all’incremento di sistemi totalmente digitalizzati per dare forma a una catena produttiva interamente connessa e interattiva, attraverso l’impiego di bundle tecnologici che si aggregano sistematicamente in originali paradigmi produttivi poli di innovazioni organizzative, di processo, di prodotto e di ambiti di business.

Gli interventi a sostegno della strategia digitale italiana 4.0 si appoggeranno su:

  • Governance: ridurre eventuali vincoli normativi che limitino il dialogo fra imprese e terzo settore e la comunicazione sull’industria 4.0
  • Infrastrutture abilitanti: sostenere il piano banda ultralarga, le reti elettriche intelligenti, i poli di innovazione digitale e la libera circolazione delle informazioni open
  • Competenze digitali: prolungare la formazione rivolta ai soggetti che non studiano e non lavorano e il sostegno agli enti scolastici per l’incremento dell’insegnamento nelle materie digitali
  • Ricerca: maggiore attenzione sul ruolo dell’università nella creazione di formazione specialistica, nella cooperazione tra realtà industriali e universitarie e nella nascita di nuove realtà produttive di conoscenza
  • Innovazione Open: rafforzamento delle misure di internazionalizzazione delle piccole medie imprese nostrane e al contempo la riduzione delle barriere di fatto all’ingresso per startup e artigiani digitali

Industria 4.0 e il mondo del lavoro: i possibili scenari

Rivoluzione Industriale 4.0 e lavoro

L’organizzazione aziendale di certo non resterà immune a tutti i cambiamenti che interverranno con l’avverarsi della rivoluzione industriale 4.0: l’integrazione tra uomo e macchina – attraverso interfacce touch e la realtà aumentata ad esempio – così come l’analisi di grandi moli di dati per la formulazione di decisioni di management saranno introduzioni sempre più consistenti nel mondo lavorativo dei prossimi anni.

Il ruolo delle risorse umane verrà ridefinito in un’ottica di smart working incrementando flessibilità e coesione sinergica con il management, stimolando una partecipazione più consapevole e attiva al processo produttivo supportata da una adeguata formazione informatica e sulle competenze avanzate quali:

  • Problem solving
  • Capacità di analisi e di giudizio
  • Intelligenza emotiva
  • Creatività e flessibilità

Oltre a una formazione pratica e considerevolmente interconnessa con l’ambiente di lavoro non posteriormente agli studi ma in coincidenza degli stessi.

L’Italia può contare, a differenza di altri Paesi europei, su un incommensurabile valore qualitativo dei propri prodotti frutto del proprio retaggio storico e artistico e della indiscutibile nomea che accompagna il Made In Italy in tutto il mondo: ciò nonostante i passi da compiere per portare l’efficienza produttiva del nostro Paese in linea con quella della media europea ancora non mancano, ottimizzare la produzione e differenziarsi qualitativamente sui mercati sono gli obiettivi del prossimo domani.

 

industria 4.0 software personaleIl nuovo modello da applicare al tessuto industriale italiano prevedrà interventi per sostenere:

  • La digitalizzazione delle filiere industriali nazionali
  • La banda ultralarga per rendere più immediate le comunicazioni e la diffusione della conoscenza
  • Un sistema universitario di qualità foriero di innovazioni e di crescita di competenze
  • Il progressivo grado di risparmio energetico
  • L’incremento delle capacità manageriali a sostegno dell’acquisizione delle innovazioni

Le abilità lavorative che verranno sempre più incoraggiate negli addetti saranno:

  • Abilità sociali di coesione con il team e di relazionarsi con altre persone
  • Competenze analitiche per la valutazione delle attività svolte
  • Capacità di sopportamento dello stress
  • Essere in grado di comprendere e di adattarsi ai cambiamenti che intervengono nell’ambiente di lavoro e nel settore in cui si opera

Rivoluzione industriale 4.0: sconti e incentivi

Nell’ambito dell’Industria 4.0 sono stati previsti dal governo sconti fiscali per investimenti produttivi per favorire processi di trasformazione tecnologico e/o digitale. Il portale Industria 4.0 fornisce le informazioni e i riferimenti normativi dell’iperammortamento, spiega le attestazioni necessarie per usufruire dei benefici fiscali, offre una sezione delle risposte più frequenti per gli utenti iscritti e aiuta le aziende a usufruire appieno degli incentivi per la rivoluzione industriale 4.0.

Non mancheranno ovviamente anche gli interventi fiscali a sostegno del lavoro dei giovani e della loro formazione. Il Presidente di Confindustria Vincenzo Boccia ha recentemente riportato l’attenzione dei riflettori sul patto per la crescita 2017, sottolineando l’attenzione che le banche devono rivolgere all’aspetto qualitativo delle imprese e l’importanza che il piano Industria 4.0 rivolge ai fattori anziché ai settori.

I primi riscontri in ambito della meccanica strumentale si stanno già vedendo: le commesse interne dell’area Federmacchine risultano in aumento del 13% nel primo trimestre e Firpo stima un incentivo negli investimenti industriali che si manifesteranno nel secondo e nel terzo trimestre.

Industria 4.0: L’evoluzione dei software

I progressi nell’intelligenza artificiale e gli sviluppi nell’automazione del lavoro contribuiscono all’evoluzione informatica delle macchine con conseguenti impatti pratici nell’esecuzione delle attività lavorative.
La rivoluzione industriale 4.0 è già in atto e stanno arrivando sul mercato le prime applicazioni basate sull’apprendimento automatico delle macchine a partire dai dati incamerati e dall’esperienza sviluppata (machine learning).

I software per il workforce management contribuiscono a realizzare gli obiettivi dell’industria 4.0 per quanto riguarda l’armonizzazione del lavoro per mezzo di una migliore rendicontazione delle scelte intraprese.

Software gestione turni

La Suite Archimede HR 4.0, grazie ai propri motori di elaborazione e algoritmi di qualità, consente di:

  • Gestire il personale sia interno che esterno
  • Automatizzare il flusso di informazioni fino alla quadratura del cartellino
  • di fare fronte alla variabilità produttiva di diversi settori come call center, aeroporti e redazioni giornalistiche
  • un risparmio immediato e concreto grazie all’automazione delle operazioni ricorrenti e all’introduzione di modalità ottimizzate per la pianificazione e la gestione del personale
  •  di introdurre un’innovazione continua nei processi di workforce management che preveda la ridefinizione dei fabbisogni e la riassegnazione del personale per adeguare i servizi offerti al mutare delle attività da svolgere
  • portare alla luce tutti i dati necessari per una gestione completa in tempo reale delle procedure di workforce management per prendere le decisioni operative più corrette ed economicamente vantaggiose
  • garantire una maggiore equità sociale attraverso una evidente trasparenza nelle logiche di assegnazione dei carichi di lavoro e della programmazione dell’organizzazione degli orari, oltre che nelle interfacce di dialogo fra aziende e lavoratori
  • implementare procedure avanzate di analisi di grandi moli di dati attraverso software specifici di business discovery

Gestionali rilevazione presenze Suite Archimede

Secondo te, quali saranno gli sviluppi della rivoluzione industriale 4.0?
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Timbr@rc – Software di rilevazione presenze Archimede

Gestionali rilevazione presenze Suite Archimede

Per contrastare le truffe agli enti pubblici perpetrate dai furbetti del cartellino, una soluzione dall’uso intuitivo e decisamente economica rispetto a quelle in commercio è stata resa disponibile dalla società umbra Archimede.

Archimede S.r.l., azienda perugina da oltre 20 anni presente nel mercato delle applicazioni per la gestione delle human resources, ha realizzato un software dall’uso intuitivo che fotografa e archivia il dipendente nel momento stesso in cui timbra con il badge; a tutto ciò è eventualmente abbinabile anche un tool di riconoscimento facciale finalizzato a verificare che chi effettua la timbratura sia l’effettivo proprietario del badge e allertare i responsabili del procedimento.

Software di rilevazione presenze Archimede: semplice ma completo!

Il software può attivare con un semplice check la funzione di controllo visivo in modo tale che il sistema, al rilevamento del badge, scatti una foto.

Software per la rilevazione presenze Timbr@rc

Programma di rilevazione presenze Timbr@rc

 

Programma per rilevare presenze Timbr@rc

 

Da ciò si evince la semplicità con cui il software applicativo di Archimede può archiviare la foto congiuntamente alla timbratura per costituire la prova del passaggio reale della persona davanti al varco di controllo.

Inoltre – se l’ente lo desidera – può essere attivato un software di riconoscimento facciale, il quale elabora la foto in archivio e la confronta con quella scattata al momento del passaggio del varco per verificare che in entrambe si riconosca lo stesso individuo.

Programma di rilevamento presenze Timbr@rc: i vantaggi

  • Utilizzabile da qualsiasi dispositivo Android
  • Tecnologia NFC
  • Utilizzabile con o senza token (badge)
  • Georeferenziazione della timbratura
  • Fotografia di rilevamento per controllo facciale
  • Timbrature utilizzabili per inizio e fine attività

Il sistema è molto più semplice e molto meno costoso di quello biometrico per quanto riguarda il trattamento di dati sensibili quali l’archiviazione delle impronti digitali: l’applicazione infatti si occupa semplicemente di scattare e archiviare una foto al dipendente e di effettuare il riconoscimento facciale a partire da quella già in anagrafica.

Gestionali rilevazione presenze Suite Archimede

Software di rilevazione presenze Timbr@rc: le funzioni

  • Salvataggio immediato della timbratura
  • Database interno per la memorizzazione delle timbrature fuori rete e per il reinvio successivo
  • Sicurezza garantita tramite la registrazione dell’ID del dispositivo

 

Il software Timbr@rc è disponibile su dispositivi Android, sostituisce gli orologi marcatempo, può essere usato anche per attività esterne con una funzione di georeferenziazione del luogo di timbratura e per la raccolta di informazioni sui servizi svolti (inizio e fine) e per abbinare le attività effettuate alla rendicontazione per centro di costo.

La Congregazione delle Figlie di Santa Maria della Provvidenza sceglie la Suite Archimede per il workforce management

Software gestione turni di lavoro per enti assistenziali

La Congregazione delle Figlie di Santa Maria della Provvidenza è un’organizzazione fondata da San Luigi Guanella nel 1881 e da Suor Marcellina Bosatta: da oltre cento anni la congregazione si dedica a concrete opere di carità in favore di persone disabili e di supporto agli anziani.

Gli istituti assistenziali di ispirazione guanelliana sono presenti in molteplici Paesi in Europa, Asia e America, dalla Spagna all’India, dalle Filippine al Paraguay, e contano oltre 100 case sparse per il mondo: le loro attività vanno dall’aiuto delle persone svantaggiate alla formazione dei giovani, ispirate da ideali di solidarietà e misericordia promossi dal fondatore e da coloro che l’hanno seguito.

Figlie di S. Maria della Provvidenza (F.S.M.P.) ha selezionato – tra le applicazioni di diversi produttori a sua disposizione – la soluzione Suite Archimede HR per il workforce management e per la gestione operativa dei turni.

Comunicato stampa – Archimede e l’Istituto Figlie Santa Maria della Provvidenza

 

Software per gestire i turni di enti assistenziali – Suite Archimede HR

La scelta è stata motivata sia dalle considerevoli referenze vantate dalla società umbra di sviluppo software che comprendono, in ambito sanitario, Clinica Santa Chiara di Locarno, Croce Verde di Lugano, ASL di Imola, Montecatone Rehabilitation Institute, Osmairm di Taranto, Istituti Clinici di Perfezionamento di Milano (Ospedale Pediatrico Buzzi), oltre a importanti realtà italiane ed estere come RTI Mediaset, Musei Vaticani, Poste Italiane, Adn Kronos e Unipol SAI, sia per la grande flessibilità e disponibilità dimostrata dagli esperti di Archimede.

La Suite Archimede HR è una applicazione per il workforce management web-based, multidatabase e multilingua, che supporta in maniera integrata tutte le esigenze di gestione delle human resources: oltre alle procedure legate alle esigenze di staff scheduling, la suite integra le funzionalità per gestire il rilevamento presenze in un unico flusso di dati omogeneo per elaborare cedolini e buste paga.

F.S.M.P., come altre realtà assistenziali di simili consistenti dimensioni, necessita di assicurare in ogni momento un’organizzazione puntuale e precisa delle attività degli occupati per evitare spiacevoli disservizi verso gli assistiti, per assicurare una gestione delle risorse umane equa, trasparente e rispettosa delle esigenze di ciascun individuo.

La Suite Archimede rende possibile, tramite intuitive interfacce web, di permettere a pianificatori forniti di specifiche autorizzazioni (per le disposizioni di privacy e per monitorare ogni variazione implementata nel piano dei turni) di gestire centinaia o migliaia di persone secondo matrici statiche (per automatizzare operazioni di routine con conseguente risparmio di tempo di lavoro per gli operatori) oppure dinamiche (per implementare eccezioni e regole particolari atte a garantire una flessibilità reale e consistente).

A differenza di altri fornitori del settore, Archimede vanta una struttura snella e flessibile orientata al cliente sia dal punto di vista commerciale che dal supporto tecnico, per merito dello staff tecnico preparato ed esperto, ma soprattutto sempre disponibile all’assistenza e a fornire suggerimenti in ogni circostanza rispettando il più classico “H24, 7 giorni su 7, 365 giorni l’anno” nei confronti dei clienti sparsi su tutto il territorio italiano.

Programmi per creare i turni di lavoro – Suite Archimede per il workforce management

“L’acquisizione della Suite Archimede HR per il workforce management da parte di una struttura assistenziale tanto ramificata e complessa come Figlie di Santa Maria della Provvidenza rappresenta una prova tangibile dell’esperienza di Archimede nella gestione di grandi strutture assistenziali. dichiara Aldo Pascucci, amministratore di Archimede “F.S.M.P. conta oltre 30 case di cura sparse lungo tutto il territorio italiano e la sede centrale di Roma, grazie al software Archimede, può gestire l’intero ciclo di elaborazione degli oltre 1.700 addetti complessivi in turnazione.
Suite Archimede HR si rivela quindi uno strumento efficace per fare fronte a esigenze di workforce management estremamente consistenti, in quanto il sistema di gestione del monte ore e di individuazione dell’operatore più indicato fra quelli disponibili consente di rimediare a improvvise scoperture, di prevenire ritardi nell’espletamento dei servizi e permette di gestire reperibilità e servizi notturni in maniera pratica ed efficace.”

La flessibilità della società Archimede si rispecchia nell’approccio al workforce management alla base della Suite; ogni modulo è incentrato nel rispondere a una specifica esigenza di gestione delle risorse umane, dalla pianificazione dei turni più corretti alla distribuzione operativa dei carichi di lavoro, dalla verifica in tempo reale di eventuali scostamenti alla creazione di un portale dei dipendenti che mette in comunicazione i pianificatori e il personale. Questa specializzazione consente al cliente di implementare il modulo della Suite più consono alle proprie esigenze e di gestire attraverso un solo applicativo software sia le dinamiche dei turni che la trasmissione dati alla base dell’elaborazione cedolini.

Gli esperti di Archimede hanno seguito direttamente l’installazione e la messa in funzione dell’applicazione presso la sede del cliente a Roma; hanno inoltre fornito attività mirata di consulenza e di formazione on the job in modo tale da rendere l’attivazione del prodotto quanto mai rispondente alle necessità del cliente.
Archimede ha messo a disposizione di F.S.M.P. la propria flessibilità operativa e conoscenza del prodotto, per ottimizzare e calare la customizzazione iniziale alle esigenze manifestate, assistendo l’utenza in tutte le fasi del progetto al fine di produrre e consentire una ottimale gestione operativa della turnazione del personale.

Come risparmiare nella gestione dei turni di lavoro

Pianificazione dei turni di lavoro

I costi del personale sono una delle voci più consistenti dei bilanci di enti e imprese, con un impatto sul conto economico che varia dal 50% al 70% per le strutture sanitarie, con picchi che raggiungono anche il 95% nel caso dei call center. Non è un mistero dunque che una efficace gestione dell’operatività aziendale passi anche per un miglioramento dello staff rostering e dello human resource management, attraverso una riduzione di inefficienze nei tempi di lavoro e del ricorso a non ottimali straordinari.

Le esigenze di gestione della turnazione possono essere ancora più specifiche e particolareggiate in base alla presenza o meno di più sedi separate, che possono seguire una programmazione autonoma oppure avere una struttura dei turni omogenea determinata a livello della sede centrale: attraverso una suddivisione del complesso del personale in reparti, è possibile implementare una pianificazione della turnazione mirata per gruppi di persone individuati in base alle rispettive capacità e alle esigenze delle diverse aree, per fornire così piani di lavoro scalati sulle esigenze dei rispettivi centri di costo.

Il principale risparmio di tempo si ottiene dall’automatizzazione di tutte quelle attività di gestione dei turni precedentemente svolte manualmente: in questo modo si possono abbandonare supporti cartacei sempre soggetti a smarrimenti e a difficoltà di archiviazione e  fogli di calcolo dalle limitate capacità, per generare flussi di dati digitalizzati e dalla immediata rintraccabilità.

L’automatizzazione dello staff rostering tuttavia non deve inficiare sulla possibilità di generare un piano dei turni con eccezioni motivate: benché i piani di lavoro debbano essere organizzati secondo uno schema ricorrente e preventivamente approvato, nell’assegnazione dei turni esistono molteplici casi in cui occorre prevedere delle esenzioni alle regole di default: nel caso di due coniugi impiegati nella stessa struttura, ad esempio, può essere opportuno evitare che entrambi vengano assegnati ai turni di notte (per permettere che almeno uno dei due possa restare a casa a badare ai figli), oppure prevedere specifiche esenzioni per persone con problemi di salute dallo svolgimento di mansioni troppo onerose.

Un corretto staff scheduling per migliorare la gestione delle risorse umane

Nelle aziende di produzione di medie dimensioni, spesso è il capo reparto o il direttore dello stabilimento la figura che si occupa di pianificare i turni di lavoro.
Al crescere della complessità della gestione della struttura  (numero di persone in turnazione, particolarità dei turni da configurare, problematiche di conflittualità interne…) tuttavia l’attività diventa sempre più difficoltosa, con un rischio crescente di commettere errori e imprecisioni nell’attribuzione dei carichi di lavoro.

Il processo di pianificazione dei turni è un’attività svolta all’inizio del periodo che permette di stimare il fabbisogno effettivo di risorse umane a partire dalle esigenze aziendali, considerando vincoli di natura legislativa e di regolamenti interni, e che consente di

  • definire il fabbisogno minimo e massimo di risorse umane necessarie per un certo periodo
  • definire gli skill degli addetti necessari per fare fronte alle incombenze lavorative

Suite Archimede è una scalabile applicazione web based, multidatabase e multilingua che permette di ottenere:

  • un considerevole risparmio nei costi variabili del personale grazie alla riduzione del ricorso a costose reperibilità e a non ottimali straordinari
  • più tempo da dedicare al lavoro, grazie alla riduzione di errori nell’assegnazione dei turni e a una risposta più precisa e puntuale delle variazioni introdotte

Attraverso una corretta pianificazione i compiti da svolgere vengono assegnati alle persone più indicate a partire dalle necessità  e dalle regole stabilite all’inizio del processo, in particolare:

  • i vincoli di Legge e contrattuali
  • le regole di impiego (es. i tipi di contratto e le particolarità di ingaggio per ciascun addetto)
  • gli eventi programmati  (es. variazioni nella turnazione in occasione di feste o di periodi particolari dell’anno)
  • gli skill delle risorse umane a disposizione

per generare un complesso di turni in matrice (per pianificazioni standard) e dinamici (per casi particolari) in grado di rispondere in maniera coerente alle esigenze di turnazione di molti tipi di strutture.

Una pianificazione personalizzata per rispondere con efficienza alle tue esigenze

Una delle ragioni che hanno determinato l’impiego della Suite Archimede da oltre 20 anni presso centinaia di strutture su tutto il territorio nazionale e all’estero è la sua capacità di adattarsi alle esigenze praticamente di ogni tipo di turnazione: l’applicazione, consultabile via web, è totalmente parametrizzabile, il che vuol dire che può essere agevolmente configurata per rispondere sia alle necessità di strutture dalla consistente mole di dati (come aeroporti, aziende di produzione, call center, ospedali) che alle necessità operative di realtà di medie dimensioni (cooperative, case di cura e di riposo).

Il sistema consente la verifica dello storico per garantire equità nella distribuzione dei turni e per tenere traccia delle variazioni operate nella assegnazione dei turni: in questo modo è possibile assicurarsi che non vi siano eccessi nell’attribuzione delle mansioni a carico degli stessi soggetti.

La verifica in real time della gestione dei turni

La visuazzazione delle risorse umane con Oper@cUno staff scheduling produttivo ed efficiente tiene conto delle skill dei singoli operatori per individuare in maniera mirata le persone più indicate a ricoprire specifici turni.

Nonostante l’accortezza delle regole – statiche o personalizzate – implementate dall’applicazione, sussiste in ogni caso l’esigenza di verificare in corso d’opera se il piano di lavoro prosegue come previsto oppure se le stime dei fabbisogni prodotte si stanno rilevando inappropriate di fronte alle reali esigenze.

Grazie al modulo Oper@rc è possibile visualizzare in tempo reale lo svolgimento dei turni per rintracciare in real time eventuali discrepanze tra il piano previsto e quanto realizzato (funzione particolarmente importante ad esempio nel settore sanitario o nei call center), al fine di evitare perdite economiche da disservizi e incomprensioni.

Grazie all’interconnessione del modulo con il sistema di rilevamento presenze il software riceve i dati delle timbrature e genera un ambiente virtuale di confronto fra la presenze individuate e i turni programmati, segnalando in maniera intuitiva con un’interfaccia grafica se stanno avvenendo delle discrepanze tra il piano previsto e quello realizzato.

Con il modulo Analis@arc invece è possibile generare un ambiente di data warehouse per valutare lo storico nella gestione delle human resources, esportabile verso altre applicazioni di business intelligence, con cui valutare in maniera chiara e intuitiva l’efficacia dell’impiego operativo del personale; dall’analisi a consuntivo dello storico degli addetti impiegati, ad esempio,  il management potrà individuare eventuali errori di dimensionamento a livello di pianificazione e pianificare una gestione operativa conforme alle effettive esigenze.

Un portale del dipendente per la trasmissione rapida e sicura delle informazioni 

Per garantire uno staff rostering puntuale e sempre aggiornato delle variazioni dal piano di lavoro richieste in corso d’opera, è necessario approntare un sistema rapido e digitalizzato in grado di mettere in contatto operatori e addetti per garantire un flusso di informazioni puntuale e facilmente organizzabile. La Suite Archimede – come comprovato dal suo impiego da parte di comandi di polizia, enti pubblici e militari – risponde a criteri di sicurezza che la rendono una scelta consigliata quando si tratta di rispondere in maniera affidabile alle esigenze operative di realtà strutturate.

Ogni operatore, in base al ruolo ricoperto e alle scelte di condivisione aziendali, può essere abilitato a vedere l’attribuzione dei turni di specifici reparti ed aree aziendali piuttosto che di altri (salvaguardando la privacy e la riservatezza interna).

Grazie al portale del dipendente Pubbli@rc  è possibile inoltrare tutte le preferenze sottoposte dagli addetti in turnazione (giustificativi, assenze, certificati di malattia, richieste di cambi turno…) in maniera diretta e informatizzata, aumentando la risposta comunicativa interna e azzerando la possibilità di perdere note e comunicazioni come può avvenire invece con gli scambi cartacei.

Come risolvere i problemi nella gestione dei turni?

Come pianificare i turni di lavoro risparmiando?

Come pianificare i turni di lavoro risparmiando?

 

La pianificazione della turnazione di aree complesse composte da decine (se non centinaia) di persone può rivelarsi una attività problematica quando non viene gestita con attenzione e puntualità.

 

 

I problemi che si possono riscontrare frequentemente si riconducono a:

  • un notevole affaticamento fisico e mentale a carico di chi è chiamato a gestire l’assegnazione dei turni di un gran numero di persone
  • una preparazione necessaria non indifferente per generare un piano dei turni rispondente alle esigenze della propria struttura
  • un costo eccessivo in termini di tempi e di risorse economiche per via di eventuali imprecisioni nella assegnazione dei turni e a un ricorso eccessivo a dispendiose reperibilità e a inefficienti straordinari.

In particolare, le qualità su cui deve essere improntata una corretta gestione della turnazione comprendono:

  • una efficiente pianificazione nel rispetto di uno schema di regole dettate dalle esigenze aziendali, da vincoli biologici e dalle normative esistenti
  • verifica in real time del piano della situazione dei turni assegnati, per correggere prontamente eventuali scostamenti tra il piano preventivato e la gestione degli addetti
  • tenere traccia dei cambi turni richiesti da operatori per evitare imprecisioni nell’attribuzione dei carichi di lavoro
  • monitoraggio a consuntivo dell’efficienza delle scelte intraprese per individuare margini di miglioramento nella gestione della turnazione

Esigenza: mantenere la sicurezza nella assegnazione dei turni

Per evitare fastidiosi ritardi e imprecisioni nel servizio offerto (dalle conseguenze particolarmente rilevanti nel caso ad esempio di strutture della sanità e di call center) è importante che soltanto le persone qualificate e debitamente autorizzate abbiano la facoltà di verificare e di modificare la disposizione dei turni di lavoro, per assicurare una corretta e trasparente gestione delle risorse umane.

Proprio per rispondere a questa esigenza, nell’applicazione Turni@rc l’accesso alle singole Aree dell’applicazione può essere definito in base al ruolo ricoperto dal pianificatore, la stessa schermata di accesso mostrerà infatti aree differenti a seconda delle autorizzazioni concesse al soggetto.

Naturalmente, una buona pianificazione della turnazione non è di per sé una garanzia completa che non vengano messe in atto delle imprecise assegnazioni dei carichi di lavoro, pertanto un applicativo come Oper@rc si dimostra una valida soluzione per verificare in real time l’effettiva situazione di distribuzione dei turni di lavoro: amministratori e supervisori possono controllare in ogni momento della giornata lo stato delle risorse umane assieme ad altri indicatori dell’impiego del personale, di correggere eventuali scoperture e di monitorare lo stato dell’arte grazie a un ambiente di report condiviso con l’amministrazione.

Esigenza: rendere la gestione della turnazione più flessibile

La pianificazione automatica dei turni di lavoro - Turni@rcL’impiego di carta e penna e di fogli Excel può essere una soluzione per gestire piccoli gruppi di persone, ma al crescere degli addetti in turnazione una simile metodologia comincia a essere problematica, specialmente per la difficoltà di consultazione dei dati archiviati e per il rischio crescente di perdere aggiornamenti e variazioni introdotte.

Con Piani@rc si può assegnare un monte ore minimo e massimo a ciascun lavoratore per determinare la propria disponibilità a eseguire ulteriori turni, nel rispetto delle regole impostate di ordine biologico, legale (normative sul lavoro) e di regolamento interno.

Suite Archimede è una applicazione web based accessibile da browser che rimuove i flussi informativi basati su carta sostituendoli con flussi digitali che apportano diversi vantaggi tra cui:

  • una totale correttezza dei dati forniti per merito della organizzata modularità dell’applicazione, che rende l’interfacciamento e il trasferimento delle informazioni automatizzato e senza possibilità di errori
  • una costante tracciabilità che permette di risalire ad autori e al momento delle variazioni introdotte

Esigenza: tenere traccia delle variazioni introdotte nel piano dei turni

Per mantenere un contatto sempre rispondente tra coloro che attribuiscono i turni e coloro che vengono assegnati puoi impiegare il modulo Pubbli@rc, un vero e proprio portale che gestisce lo scambio di informazioni tra il personale dipendente e i pianificatori; il modulo si interfaccia con i dati della turnazione per aggiornare la situazione degli addetti in tempo reale e, attraverso un pratico sistema di indicatori semaforici, rappresenta l’effettiva situazione dei lavoratori disponibili.