Moduli funzionali di TURNI@RC
Modulo Base
Consente di definire regole e parametri per l'assegnazione degli incarichi, di elaborare automaticamente il calendario periodico dei turni e delle attività da svolgere. Supporta inoltre le operazioni di verifica presenze, sostituzione assenti, cambi turno.
Modulo Avanzato
Consente di gestire con facilità situazioni complesse in cui le attività e i fabbisogni variano frequentemente. L’applicazione è in grado di pianificare rapidamente nuovi turni sulla base delle caratteristiche e disponibilità del personale.
Modulo Interfacce esterne
Consente l'integrazione con altri sistemi informatici per lo scambio di dati relativi alle timbrature della rilevazione presenze, fabbisogni di personale nelle fasce orarie e piani di lavoro.
Modulo Infortuni del personale
Consente ai collaboratori di accedere al sistema tramite il browser Internet allo scopo di: visualizzare i propri turni, inserire le proprie richieste di ferie/permessi/cambi turno.
MODULI PRINCIPALI
Parametri generali
Profili utenti
Secondo l’organigramma della struttura, vengono definiti diversi profili utenti,
ognuno con la possibilità di accesso a funzionalità specifiche: dal supervisore generale, con possibilità di creare aziende e definire nuovi utenti, fino all’operativo
con la sola funzione di produrre le stampe dei turni.
Archivio del personale
Le informazione anagrafiche, professionali e contrattuali del personale vengono
utilizzate dall’applicazione nelle varie fasi dell’elaborazione dei turni di lavoro,
risparmiando all’utente l’incombenza di dover ricordare tutte le eccezioni,
trattamenti particolari e le differenze normative presenti nei vari contratti di lavoro.
Oltre la qualifica principale, prevista nel mansionario aziendale, possono essere
specificate qualifiche alternative. In questo modo l’applicazione può operare una
distinzione, all’interno del gruppo di operatori in grado di svolgere una data
mansione, fra quelli da considerare come ottimali per la copertura del turno e quelli
invece da utilizzare solo in caso di necessità operative. Tale distinzione sarà anche
utilizzata dal sistema nella fase di ricerca di personale per la copertura automatica
dei turni scoperti. Possono essere definiti insiemi di operatori, intesi sia come
tradizionali reparti sia come raggruppamenti più generali definiti secondo criteri
propri della struttura aziendale. Il sistema provvede inoltre ad incrementare i
contatori relativi alle ferie/permessi, riposi, recuperi, straordinari e monte ore. Il
differenziale orario tra turno smontante e turno montante e personalizzabile sul
singolo operatore.
Fasce orarie
Non ci sono limiti nella creazione di fasce orarie. Oltre all’orario di inizio, fine e
durata complessiva, può essere indicato il periodo di validità o invalidità. Si
definisce l’insieme di operatori che possono essere assegnati ai vari turni
specificando i reparti, i raggruppamenti, od anche i singoli nominativi. Viene
specificato inoltre il fabbisogno quantitativo e qualitativo, in termini di qualifiche, di
personale. Questi fabbisogni possono essere differenziati per giorno della settimana
o per particolari giorni dell’anno (ad es. le festività).
Un’utile funzionalità è la possibilità di assegnazione di personale nominativo e
viceversa la possibilità di escludere, a priori, certi operatori dalla possibilità di
svolgere determinati turni o determinate tipologie di turni. In ambedue i casi è
possibile definire il periodo di validità del vincolo, sia i termini di periodo dell’anno
sia in termini di giorni settimanali.
Le Attività
L’applicazione prevede la possibilità di affinare la definizione dei fabbisogni
mediante l’utilizzo delle attività. Si possono definire attività all’interno dei singoli turni, nel qual caso l’elaborazione le assegnerà alle persone presenti nel turno;
oppure creare delle attività che devono essere espletate in un dato momento della
giornata cui l’applicazione destinerà gli operatori disponibili, a prescindere dal
turno svolto. Naturalmente molti degli strumenti di cui la procedura dispone per la
gestione dei turni come il criterio storico di assegnazione, la possibilità di definire
assegnazioni fisse o esoneri, la possibilità di creare piani di lavoro nonché la
gestione operativa e le stampe di riepilogo, sono estese anche alle attività.
L’elaborazione automatica delle attività può altresì avvenire contemporaneamente a
quella dei turni od anche essere effettuata in tempi diversi.
Le Matrici
L’uso delle matrici massimizza la flessibilità l’applicazione rendendola di immediato
utilizzo nelle realtà aziendali in cui gli operatori devono seguire uno schema rigido
di turnazione. La matrice viene creata definendo la sequenza di turni (e dei riposi)
che deve ripetersi ciclicamente, e quindi posizionando gli operatori all’interno della
sequenza; lo sviluppo della turnazione segue in modo completamente automatico.
Nella rigidità del ciclo dei turni possono essere inseriti elementi di flessibilità come
posizioni vuote nella sequenza o inversamente posizioni con più di una fascia oraria.
La matrice può essere associata alla singola personale o a gruppi/squadre ed avere
una determinata validità temporale.
Assegnazione dinamica
Un’altra modalità di generazione dei turni di lavoro è quella dinamica: in questo
caso l’elemento centrale sono i fabbisogni. Per ogni singolo turno, in base ad una
ben definita priorità, l’applicazione va a soddisfare l’esigenza quantitativa e
qualitativa di personale selezionando gli operatori che verificano tutte le condizioni
impostate (in termini di differenziale orario, di qualifiche, di esclusioni da turno
ecc..) e, fra questi, assegnandoli ai turni in base a criteri di tipo statistico, che
garantiscono, sul lungo periodo, una distribuzione uniforme delle fasce orarie.
Strumento fondamentale di questo tipo di assegnazione sono le regole. Infatti,
mediante regole opportunamente definite, è possibile imporre delle condizioni sulla
base dei turni svolti dall’operatore nei giorni, settimane o mesi precedenti. (ad
esempio stabilendo l’impossibilità di lavorare di domenica per gli operatori in
servizio nella domenica precedente).
I Piani di lavoro
Nello svolgimento dell’attività, può essere necessario affrontare periodi con picchi di
lavoro o dover far fronte a dei fabbisogni fortemente dipendenti da fattori contingenti. Nell’ottica della massimizzazione delle risorse umane, la determinazione
dei fabbisogni di personale e la conseguente pianificazione dei turni di lavoro sulla
base degli impegni assunti o dei piani produzione, diventa elemento essenziale per
la corretta gestione. Questa funzione consente di definire piani di lavoro con
fabbisogni del tutto differenti. Andando ad elaborare i turni si deve semplicemente
specificare quale piano si intende esplodere. In questo modo è possibile gestire
situazioni assai diverse senza modifiche sostanziali ai parametri generali. I
fabbisogni possono provenire anche da altre applicazioni, come la gestione degli
ordini di produzione, dei centralini di call-center, dello scheduling del traffico aereo,
delle prenotazioni per visite ambulatoriali, ecc. |
